El proceso de cobranza para pequeñas empresas

La cobranza, que en inglés se llama dunning, consiste en reclamar las facturas vencidas mediante una serie planificada de recordatorios, enviados en un orden fijo, en lugar de perseguir cada factura cuando uno se acuerda de ella. Esta guía describe un proceso que usted puede organizar: sus partes, qué anotar en cada etapa, el informe que muestra en qué punto está cada factura y el proceso monitorio, al que el proceso da paso cuando los recordatorios terminan sin pago.

Las etapas y los intervalos son sugerencias. No son una norma, y nada en esta guía mide lo que hacen otras empresas. El proceso monitorio se describe a partir del texto de la Ley de Enjuiciamiento Civil española; al final hay una nota breve sobre Alemania y sobre Inglaterra y Gales. Esta guía no trata los procedimientos de México ni de otros países de América.

Las cuatro partes de un proceso de cobranza

Un proceso son cuatro decisiones que se escriben una vez y se aplican después a todas las facturas.

• Calendario: qué día después de la fecha de vencimiento sale cada mensaje. La guía sobre cómo hacer seguimiento de una factura impagada ofrece uno, con mensajes para los días 1, 7, 14 y 30. Úselo o fije sus propios intervalos.
• Redacción: una plantilla por etapa, para que todos los clientes en la misma etapa reciban el mismo mensaje.
• Responsable: una persona concreta que envía los mensajes y decide las excepciones.
• Punto final: el día a partir del cual ya no se envían recordatorios y empieza un paso formal.

Todo se cuenta desde la fecha de vencimiento, así que determínela del mismo modo en todas las facturas. La Calculadora de Fecha de Vencimiento la obtiene de la fecha de la factura y del plazo de pago.

Qué anotar en cada etapa

Mantenga una ficha por cada factura vencida y complétela cada vez que ocurra algo:

• el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento;
• la fecha y el medio de cada recordatorio, con copia;
• cualquier respuesta, cualquier objeción del cliente y cómo se resolvió;
• cualquier fecha de pago que el cliente haya dado;
• los intereses de demora acumulados, que calcula la Calculadora de Intereses de Demora.

La ficha no es contabilidad por sí misma. Reúne lo que pide el paso formal: la petición inicial del proceso monitorio debe expresar el origen y la cuantía de la deuda e ir acompañada de los documentos que la acreditan (artículo 814.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil), entre los que el artículo 812 admite las facturas y los albaranes de entrega. Quien lleva esos datos desde el primer recordatorio los tiene a mano.

El informe de antigüedad de saldos

Un informe de antigüedad agrupa sus facturas pendientes según el tiempo que llevan vencidas. Una disposición habitual, que es una convención y no una norma, tiene cinco columnas: no vencidas, de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90.

Lea el informe junto a su calendario. Con el calendario anterior, una factura en la columna de 31 a 60 días ya debería haber recibido su carta formal. Si no la ha recibido, el proceso se saltó una etapa, y el informe le muestra dónde. La cifra única que resume cuánto tardan sus clientes en pagar se explica en la guía sobre la métrica DSO.

Decida las excepciones por adelantado

Enviar el mismo mensaje el mismo día a cada cliente que se retrasa es trabajo repetitivo. Si su programa de facturación puede enviar recordatorios programados, los mensajes de los días 1 y 7 son los más indicados para confiárselos.

Escriba, antes de necesitarlo, cuándo una persona sustituye a la plantilla. Tres criterios posibles: el cliente ha discutido la factura, el cliente ha pedido pagar a plazos, o la factura supera un importe que usted elija. Fijar los criterios de antemano hace que la decisión sea la misma para todos los clientes.

Cuando los recordatorios terminan: el proceso monitorio

Sus recordatorios son correspondencia propia. El proceso monitorio de los artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil es otra cosa: un procedimiento judicial que puede terminar en el despacho de ejecución. El resumen siguiente recoge lo que disponen esos artículos. No es una recomendación sobre qué paso dar.

Cuándo procede. Puede acudir al proceso monitorio quien pretenda de otro el pago de una deuda dineraria de cualquier importe, líquida, determinada, vencida y exigible, cuando la deuda se acredite con documentos firmados por el deudor o con facturas, albaranes de entrega u otros documentos de los que habitualmente documentan los créditos y deudas (artículo 812.1).

Qué juzgado es competente. El Juzgado de Primera Instancia del domicilio o residencia del deudor (artículo 813).

Cómo transcurre.

1. Petición inicial. Expresa la identidad del deudor, los domicilios, y el origen y la cuantía de la deuda, con los documentos del artículo 812. Puede extenderse en impreso o formulario, y para presentarla no es preciso valerse de procurador y abogado (artículo 814).
2. Requerimiento de pago. Admitida la petición, se requiere al deudor para que, en el plazo de veinte días, pague o comparezca y alegue en escrito de oposición las razones por las que no debe la cantidad reclamada (artículo 815.1).
3. Si el deudor paga. Tan pronto como lo acredite, se archivan las actuaciones (artículo 817).
4. Si no paga ni comparece. Se dicta decreto que da por terminado el proceso monitorio y se da traslado al acreedor para que inste el despacho de ejecución, para lo que basta la mera solicitud (artículo 816.1).
5. Si se opone. El asunto se resuelve en el juicio que corresponda. El escrito de oposición debe ir firmado por abogado y procurador cuando su intervención sea necesaria por razón de la cuantía (artículo 818.1).

Antes de la vía judicial hay un paso que afecta a sus recordatorios: la Ley Orgánica 1/2025 exige una actividad negociadora previa y que quede documentada. La guía sobre qué hacer cuando un cliente no paga explica ese requisito y las cantidades que puede sumar al principal. El cómputo de los plazos procesales se trata en la guía sobre días hábiles en presentaciones judiciales.

Una mirada a otros países

Alemania tiene un procedimiento comparable, el Mahnverfahren de los §§ 688 y siguientes de su ley procesal civil (ZPO), para reclamar una suma determinada de dinero en euros: el juzgado local dicta a instancia del solicitante una orden de pago (Mahnbescheid) que da al requerido dos semanas desde la notificación para pagar u oponerse (§ 692). En Inglaterra y Gales, según GOV.UK, se puede reclamar una deuda dineraria ante un county court; la regla 26.9 de las Civil Procedure Rules asigna por norma general al small claims track las reclamaciones de hasta 10.000 libras.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa cobranza o dunning?

Consiste en reclamar las facturas vencidas mediante una serie planificada de recordatorios, enviados en un orden fijo, en lugar de perseguir cada factura cuando uno se acuerda de ella.

¿De qué consta un proceso de cobranza?

De cuatro decisiones que se escriben una vez: un calendario que fija qué día después del vencimiento sale cada mensaje, una plantilla por etapa, una persona responsable que envía los mensajes y decide las excepciones, y un punto final a partir del cual empieza un paso formal.

¿Qué debo anotar de cada factura vencida?

El número de factura, el importe y la fecha de vencimiento, la fecha y el medio de cada recordatorio con copia, cualquier respuesta u objeción y cómo se resolvió, cualquier fecha de pago que el cliente haya dado y los intereses de demora acumulados.

¿Qué diferencia hay entre mis recordatorios y el proceso monitorio?

Sus recordatorios son correspondencia propia. El proceso monitorio de los artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil es un procedimiento judicial: el juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en veinte días y, si no hace ninguna de las dos cosas, el acreedor puede instar el despacho de ejecución.

¿Qué deudas se pueden reclamar por el proceso monitorio?

Según el artículo 812.1, las deudas dinerarias de cualquier importe que sean líquidas, determinadas, vencidas y exigibles y que se acrediten con documentos, entre ellos facturas y albaranes de entrega.

¿Necesito abogado y procurador para la petición inicial?

El artículo 814.2 dispone que para la presentación de la petición inicial del procedimiento monitorio no es preciso valerse de procurador y abogado. Si el deudor se opone, el artículo 818.1 exige que el escrito de oposición vaya firmado por abogado y procurador cuando su intervención sea necesaria por razón de la cuantía.

¿Qué plazo tiene el deudor tras el requerimiento de pago?

Veinte días para pagar o para comparecer y presentar escrito de oposición (artículo 815.1). Si no hace ninguna de las dos cosas, se dicta decreto que termina el proceso monitorio y el acreedor puede instar el despacho de ejecución (artículo 816.1).