Mahnwesen für kleine Unternehmen

Mahnwesen heißt, überfällige Rechnungen nach einem festgelegten Ablauf anzumahnen, statt jede einzelne dann zu verfolgen, wenn sie einem gerade einfällt. Dieser Ratgeber beschreibt einen Ablauf, den Sie einrichten können: seine Bestandteile, was Sie auf jeder Stufe festhalten, die Liste, die den Stand jeder Rechnung zeigt, und das gerichtliche Mahnverfahren, an das der Ablauf übergibt, wenn die Mahnungen ohne Zahlung enden.

Stufen und Abstände sind Vorschläge. Sie sind keine Vorschrift, und nichts in diesem Ratgeber misst, wie andere Unternehmen vorgehen. Das gerichtliche Mahnverfahren ist nach dem Text der Zivilprozessordnung beschrieben; am Ende steht ein kurzer Blick auf Spanien sowie auf England und Wales.

Die vier Bestandteile eines Mahnwesens

Ein Mahnwesen besteht aus vier Entscheidungen, die Sie einmal aufschreiben und dann auf jede Rechnung anwenden.

• Zeitplan: an welchem Tag nach dem Fälligkeitsdatum welche Nachricht hinausgeht. Der Ratgeber zum Nachfassen bei einer unbezahlten Rechnung enthält einen Zeitplan mit Nachrichten für Tag 1, 7, 14 und 30. Übernehmen Sie ihn oder legen Sie eigene Abstände fest.
• Wortlaut: eine Vorlage je Stufe, damit jeder Kunde auf derselben Stufe dieselbe Nachricht erhält.
• Zuständigkeit: eine benannte Person, die die Nachrichten versendet und über Ausnahmen entscheidet.
• Endpunkt: der Tag, nach dem keine Mahnung mehr folgt, sondern ein förmlicher Schritt.

Alles zählt ab dem Fälligkeitsdatum. Bestimmen Sie es deshalb auf jeder Rechnung auf dieselbe Weise; der Rechner für das Fälligkeitsdatum ermittelt es aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel.

Was Sie auf jeder Stufe festhalten

Führen Sie je überfälliger Rechnung einen Eintrag und ergänzen Sie ihn, sobald etwas geschieht:

• Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum;
• Datum und Versandweg jeder Mahnung, mit Kopie;
• jede Antwort, jeden Einwand des Kunden und wie er geklärt wurde;
• jedes Zahlungsdatum, das der Kunde genannt hat;
• die bisher aufgelaufenen Verzugszinsen, die der Rechner für Verzugszinsen berechnet.

Der Eintrag ist kein Selbstzweck. Er enthält, was der förmliche Schritt verlangt: Der Mahnantrag muss den Anspruch unter bestimmter Angabe der verlangten Leistung bezeichnen, und Haupt- und Nebenforderungen sind gesondert und einzeln zu bezeichnen (§ 690 Abs. 1 Nr. 3 ZPO). Wer Hauptforderung, Zinsen und Daten von der ersten Mahnung an getrennt führt, hat diese Angaben zur Hand.

Die Fälligkeitsliste

Eine Fälligkeitsliste ordnet Ihre offenen Rechnungen danach, wie lange sie überfällig sind. Verbreitet ist eine Einteilung in fünf Spalten, die eine Konvention ist und keine Vorschrift: noch nicht fällig, 1 bis 30 Tage, 31 bis 60, 61 bis 90 und mehr als 90 Tage.

Lesen Sie die Liste neben Ihrem Zeitplan. Nach dem Zeitplan oben müsste eine Rechnung in der Spalte 31 bis 60 ihr förmliches Schreiben bereits erhalten haben. Hat sie es nicht, wurde eine Stufe ausgelassen, und die Liste zeigt Ihnen, wo. Die eine Kennzahl, die zusammenfasst, wie lange Kunden bis zur Zahlung brauchen, erklärt der Ratgeber zum DSO-Kennwert.

Ausnahmen vorab festlegen

Jedem säumigen Kunden am selben Tag dieselbe Nachricht zu senden ist Routinearbeit. Kann Ihre Rechnungssoftware Erinnerungen zeitgesteuert versenden, bieten sich dafür die Nachrichten von Tag 1 und Tag 7 an.

Schreiben Sie auf, bevor der Fall eintritt, wann ein Mensch die Vorlage ablöst. Drei mögliche Auslöser: Der Kunde hat der Rechnung widersprochen, der Kunde hat um Ratenzahlung gebeten, oder die Rechnung übersteigt einen Betrag, den Sie selbst festlegen. Stehen die Auslöser vorher fest, fällt die Entscheidung für jeden Kunden gleich aus.

Wenn die Mahnungen enden: das gerichtliche Mahnverfahren

Ihre Mahnungen sind eigene Korrespondenz. Das gerichtliche Mahnverfahren der §§ 688 ff. ZPO ist etwas anderes: ein Verfahren vor dem Amtsgericht, das mit einem Vollstreckungsbescheid enden kann. Die folgende Übersicht gibt wieder, was die Vorschriften bestimmen. Sie ist keine Empfehlung, welchen Schritt Sie gehen sollten.

Wofür es zulässig ist. Für einen Anspruch auf Zahlung einer bestimmten Geldsumme in Euro (§ 688 Abs. 1 ZPO). Es findet nicht statt, wenn die Geltendmachung des Anspruchs von einer noch nicht erbrachten Gegenleistung abhängt oder wenn der Mahnbescheid durch öffentliche Bekanntmachung zugestellt werden müsste (§ 688 Abs. 2 Nr. 2 und 3).

Wer zuständig ist. Das Mahnverfahren wird von den Amtsgerichten durchgeführt. Ausschließlich zuständig ist das Amtsgericht, bei dem der Antragsteller seinen allgemeinen Gerichtsstand hat, und die Landesregierungen können die Verfahren mehrerer Bezirke einem Amtsgericht zuweisen (§ 689 ZPO). Bei maschineller Bearbeitung sollen Eingänge spätestens an dem Arbeitstag erledigt sein, der dem Tag des Eingangs folgt (§ 689 Abs. 1 Satz 3).

Wie es abläuft.

1. Mahnantrag. Er bezeichnet die Parteien, das Gericht und den Anspruch und enthält die Erklärung, dass der Anspruch nicht von einer Gegenleistung abhängt oder dass die Gegenleistung erbracht ist (§ 690 Abs. 1).
2. Mahnbescheid. Er enthält den Hinweis, dass das Gericht nicht geprüft hat, ob dem Antragsteller der Anspruch zusteht, und die Aufforderung, innerhalb von zwei Wochen seit der Zustellung zu zahlen oder dem Gericht mitzuteilen, ob und in welchem Umfang widersprochen wird (§ 692 Abs. 1 Nr. 2 und 3).
3. Widerspruch. Der Antragsgegner kann schriftlich Widerspruch erheben, solange der Vollstreckungsbescheid nicht verfügt ist (§ 694 Abs. 1). Für diesen Fall kündigt schon der Mahnbescheid an, an welches Gericht die Sache abgegeben wird (§ 692 Abs. 1 Nr. 6).
4. Vollstreckungsbescheid. Hat der Antragsgegner nicht rechtzeitig widersprochen, erlässt das Gericht auf Antrag einen Vollstreckungsbescheid. Der Antrag kann nicht vor Ablauf der Widerspruchsfrist gestellt werden und muss erklären, ob und welche Zahlungen auf den Mahnbescheid geleistet worden sind (§ 699 Abs. 1).
5. Einspruch. Der Vollstreckungsbescheid steht einem für vorläufig vollstreckbar erklärten Versäumnisurteil gleich; wird Einspruch eingelegt, gibt das Gericht den Rechtsstreit an das im Mahnbescheid bezeichnete Gericht ab (§ 700 Abs. 1 und 3).

Zwei Verbindungen zum eigenen Mahnwesen stehen im BGB. Die Zustellung eines Mahnbescheids steht nach § 286 Abs. 1 Satz 2 BGB einer Mahnung gleich. Und der Ratgeber was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt zeigt, welche Beträge neben der Hauptforderung in die Aufstellung gehören. Wie Fristen vor Gericht gezählt werden, behandelt der Ratgeber zu Arbeitstagen bei Gerichtseingängen.

Ein Blick über die Grenze

Spanien kennt mit dem proceso monitorio der Artikel 812 bis 818 der Ley de Enjuiciamiento Civil ein vergleichbares Verfahren für fällige, bezifferte und durch Dokumente belegte Geldschulden jeder Höhe: Das Gericht fordert den Schuldner auf, binnen zwanzig Tagen zu zahlen oder begründet zu widersprechen (Artikel 815). In England und Wales kann nach den Angaben von GOV.UK beim County Court eine Geldforderung eingeklagt werden; Regel 26.9 der Civil Procedure Rules weist Forderungen bis 10.000 Pfund im Regelfall dem Small Claims Track zu.

Häufige Fragen

Was bedeutet Mahnwesen?

Mahnwesen heißt, überfällige Rechnungen nach einem festgelegten Ablauf anzumahnen, statt jede einzelne dann zu verfolgen, wenn sie einem gerade einfällt.

Woraus besteht ein Mahnwesen?

Aus vier Entscheidungen, die Sie einmal aufschreiben: einem Zeitplan, der festlegt, an welchem Tag nach dem Fälligkeitsdatum welche Nachricht hinausgeht, einer Vorlage je Stufe, einer benannten Person, die versendet und über Ausnahmen entscheidet, und einem Endpunkt, nach dem ein förmlicher Schritt folgt.

Was sollte ich zu jeder überfälligen Rechnung festhalten?

Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum, Datum und Versandweg jeder Mahnung mit Kopie, jede Antwort und jeden Einwand samt Klärung, jedes genannte Zahlungsdatum und die bisher aufgelaufenen Verzugszinsen.

Was unterscheidet meine Mahnungen vom gerichtlichen Mahnverfahren?

Ihre Mahnungen sind eigene Korrespondenz. Das gerichtliche Mahnverfahren der §§ 688 ff. ZPO führt das Amtsgericht durch: Es erlässt auf Antrag einen Mahnbescheid, ohne zu prüfen, ob der Anspruch besteht, und ohne rechtzeitigen Widerspruch auf weiteren Antrag einen Vollstreckungsbescheid.

Für welche Forderungen ist das gerichtliche Mahnverfahren zulässig?

Nach § 688 Abs. 1 ZPO für Ansprüche auf Zahlung einer bestimmten Geldsumme in Euro. Es findet nicht statt, wenn der Anspruch von einer noch nicht erbrachten Gegenleistung abhängt oder der Mahnbescheid durch öffentliche Bekanntmachung zugestellt werden müsste (§ 688 Abs. 2 Nr. 2 und 3).

Wie lange hat der Antragsgegner Zeit, auf den Mahnbescheid zu reagieren?

Der Mahnbescheid fordert ihn auf, innerhalb von zwei Wochen seit der Zustellung zu zahlen oder mitzuteilen, ob und in welchem Umfang er widerspricht (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO). Widerspruch kann er erheben, solange der Vollstreckungsbescheid nicht verfügt ist (§ 694 Abs. 1).

Was ist ein Vollstreckungsbescheid?

Der Bescheid, den das Gericht auf Antrag erlässt, wenn gegen den Mahnbescheid nicht rechtzeitig Widerspruch erhoben wurde (§ 699 Abs. 1 ZPO). Er steht nach § 700 Abs. 1 ZPO einem für vorläufig vollstreckbar erklärten Versäumnisurteil gleich.