Cómo cobrar recargos por pago tardío en las facturas

Un recargo por pago tardío es un cargo que usted fija en sus propias condiciones para los pagos hechos después del vencimiento. Es una herramienta distinta del interés de demora legal, que la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad concede al acreedor lo mencione o no el contrato. Esta guía cubre la parte práctica: dónde va el recargo, cómo se estructura, qué tipos legales sirven de referencia y qué da la ley sin ninguna cláusula, en España y en otros lugares. La guía de intereses de demora trata con más detalle la parte legal.

Páctelo antes de empezar el trabajo

Incluya el recargo en el contrato o en la carta de encargo que se pacta antes de empezar y repítalo en cada factura. En el contrato el comprador lo acepta; la factura lo recuerda. Un cargo que aparece por primera vez en una factura vencida es uno que el comprador nunca aceptó y puede discutir. Si está fijando sus condiciones de pago desde cero, la guía sobre cómo redactar los plazos de pago en una factura trata el resto de la cláusula.

Dónde va el recargo en la factura

Va en el bloque de condiciones de pago, junto a la fecha de vencimiento y los medios de pago. Indique en una frase el desencadenante, la estructura y la base: "Pago a 30 días. Los importes pendientes tras el vencimiento devengan un interés de [tipo] anual." Indique un tipo concreto en lugar de "podrán aplicarse recargos", que no da al comprador nada concreto que aceptar. Para que la propia fecha de vencimiento sea inequívoca, la calculadora de vencimiento de facturas la calcula a partir de la fecha de la factura y del plazo.

Cantidad fija o porcentaje

Una cantidad fija es un cargo único cuando la factura vence sin pagar. Es fácil de indicar y no crece con el retraso.

Un porcentaje cobra una parte del saldo pendiente por período, así que crece con la deuda y con el retraso. Al 8 % anual, una factura de 4.000 € impagada durante 30 días devenga 4.000 € x 0,08 x 30 / 365, unos 26 €, y a los 90 días unos 79 €.

Algunas empresas combinan ambos: una cantidad fija más intereses sobre el saldo. Así está construida también la Ley 3/2004, con intereses de demora (artículo 7) y una cantidad fija por costes de cobro (artículo 8). Elija lo que elija, indíquelo igual en todas las facturas.

Los tipos legales como referencia

Donde la ley fija un tipo para los pagos comerciales tardíos, es una referencia útil para el suyo:

• España: a falta de pacto, el artículo 7 de la Ley 3/2004 fija el tipo de interés del Banco Central Europeo en su más reciente operación principal de financiación antes del semestre, más ocho puntos porcentuales. El artículo 9 declara nula una cláusula sobre el tipo de interés de demora manifiestamente abusiva en perjuicio del acreedor, y considera abusivo un interés pactado un 70 % inferior al legal, salvo prueba en contrario.
• UE: la Directiva 2011/7/UE define el interés legal de demora como un interés simple igual al tipo de referencia más al menos ocho puntos porcentuales.

Lo que da la ley sin cláusula

Un recargo no es lo único que puede reclamar el acreedor. En España, la Ley 3/2004 hace nacer la mora con el simple vencimiento impagado y añade al interés una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro, aunque el contrato no diga nada; la guía de intereses de demora detalla los requisitos y las reglas de otros países, como Alemania, el Reino Unido y los contratos federales de Estados Unidos. La calculadora de intereses de demora suma los intereses de los días de retraso.

Un período de gracia

Un período de gracia es un margen entre el vencimiento y el día en que empieza el recargo. Si lo concede, indíquelo con exactitud: "El interés se aplica a los importes pendientes más de 7 días después del vencimiento." Así el comprador sabe cuándo empieza el recargo.

Preguntas frecuentes

¿Dónde debe aparecer el recargo en mi factura?

En el bloque de condiciones de pago de la factura y, antes, en el contrato o la carta de encargo. Indique el recargo, cuándo empieza y cómo se calcula, por ejemplo: "Los importes pendientes tras el vencimiento devengan un interés de [tipo] anual."

¿Cobro una cantidad fija o un porcentaje?

Una cantidad fija es sencilla y no crece con el retraso; un porcentaje crece con la deuda y con el retraso, al 8 % anual unos 26 € sobre 4.000 € en 30 días. La Ley 3/2004 combina ambos: intereses de demora (artículo 7) y una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro (artículo 8).

¿Qué importe es razonable?

Los tipos legales sirven de referencia: en España, el tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales a falta de pacto (artículo 7 de la Ley 3/2004), y el artículo 9 considera abusivo un interés pactado un 70 % inferior al legal, salvo prueba en contrario. En el resto de la UE, la Directiva 2011/7/UE fija al menos ocho puntos sobre el tipo de referencia.

¿Necesito un período de gracia antes de cobrar un recargo?

Lo decide usted. Si lo concede, indíquelo con exactitud en sus condiciones para que quede claro cuándo empieza el recargo.

¿Puedo añadir un recargo a una factura que ya está vencida?

Un recargo contractual va en las condiciones pactadas antes del trabajo; uno añadido tras el impago es un cargo que el comprador nunca aceptó. El interés legal es otra cosa: según los artículos 5, 7 y 8 de la Ley 3/2004, la mora es automática al incumplir el plazo y genera intereses y una cantidad fija de 40 euros sin necesidad de cláusula, siempre que concurran los requisitos del artículo 6.

¿Un recargo es lo mismo que el interés de demora legal?

No. El recargo lo fija usted en sus condiciones. El interés de demora legal lo concede la ley, en España la Ley 3/2004, lo mencione o no el contrato. La guía de intereses de demora explica la parte legal.