Mahngebühren und Verzugszinsen auf Rechnungen

Eine Mahngebühr oder ein vertraglicher Verzugszins ist eine Belastung, die Sie in Ihren eigenen Bedingungen für Zahlungen nach Fälligkeit festlegen. Das ist ein anderes Werkzeug als der gesetzliche Verzugszins, den das BGB dem Gläubiger gibt, ob der Vertrag ihn erwähnt oder nicht. Dieser Ratgeber zeigt die praktische Einrichtung: wo die Regelung steht, wie sie aufgebaut ist, welche gesetzlichen Sätze als Maßstab dienen und was das Gesetz in Deutschland und anderswo ohne Vertragsklausel vorsieht. Der Ratgeber zu Verzugszinsen behandelt die gesetzliche Seite ausführlicher.

Vereinbaren Sie sie vor Beginn der Arbeit

Nehmen Sie die Regelung in den Vertrag oder die Auftragsbestätigung auf, die vor Beginn der Arbeit vereinbart wird, und wiederholen Sie sie auf jeder Rechnung. Im Vertrag stimmt der Käufer zu; die Rechnung erinnert daran. Eine Belastung, die erst auf einer überfälligen Rechnung auftaucht, hat der Käufer nie vereinbart und kann sie bestreiten. Wenn Sie Ihre Zahlungsbedingungen neu aufsetzen, behandelt der Ratgeber zu Zahlungsbedingungen auf der Rechnung den Rest der Klausel.

Wo die Regelung auf die Rechnung gehört

Sie gehört in den Block mit den Zahlungsbedingungen, neben Fälligkeitsdatum und Zahlungswege. Nennen Sie Auslöser, Aufbau und Bezugsgröße in einem Satz: "Zahlbar innerhalb von 30 Tagen. Auf nach Fälligkeit offene Beträge berechnen wir Zinsen von [Satz] pro Jahr." Nennen Sie einen konkreten Satz statt "Mahngebühren können anfallen", denn dem kann der Käufer nicht konkret zustimmen. Damit das Fälligkeitsdatum selbst eindeutig ist, berechnet der Rechnungsfälligkeits-Rechner es aus Rechnungsdatum und Frist.

Pauschale oder Prozentsatz

Eine Pauschale ist ein fester Betrag, sobald eine Rechnung überfällig ist. Sie ist einfach anzugeben und wächst nicht mit der Verspätung.

Ein Prozentsatz belastet einen Anteil des offenen Betrags je Zeitraum und wächst daher mit Forderung und Verspätung. Bei 8 % im Jahr laufen auf eine Rechnung über 4.000 € in 30 Tagen 4.000 € x 0,08 x 30 / 365 an, rund 26 €, nach 90 Tagen rund 79 €.

Manche Unternehmen verbinden beides: eine feste Pauschale plus Zinsen auf den offenen Betrag. Genau so ist auch die gesetzliche Regelung in § 288 BGB aufgebaut. Wofür Sie sich auch entscheiden, formulieren Sie es auf jeder Rechnung gleich.

Die gesetzlichen Sätze als Maßstab

Wo das Gesetz einen Satz für verspätete Zahlungen festlegt, ist er ein brauchbarer Bezugspunkt für Ihren eigenen:

• Deutschland: Nach § 288 Abs. 1 BGB ist eine Geldschuld während des Verzugs mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verzinsen; bei Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen nach Abs. 2 neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Nach Abs. 3 kann der Gläubiger aus einem anderen Rechtsgrund höhere Zinsen verlangen.
• EU: Die Richtlinie 2011/7/EU definiert den gesetzlichen Verzugszins als einfachen Zins in Höhe des Bezugszinssatzes zuzüglich mindestens acht Prozentpunkten; für Euro-Länder ist der Bezugszinssatz der Zinssatz der Europäischen Zentralbank für ihre Hauptrefinanzierungsgeschäfte.
• Vereinigtes Königreich: 8 % pro Jahr über dem offiziellen Leitzins (official dealing rate), nach der Late Payment of Commercial Debts (Rate of Interest) (No. 3) Order 2002.
• Spanien: der Zinssatz der Europäischen Zentralbank zuzüglich acht Prozentpunkten, wo nichts anderes vereinbart ist (Artikel 7 der Ley 3/2004).

Was das Gesetz ohne Klausel gibt

Eine Mahngebühr ist nicht der einzige Anspruch des Gläubigers. Kommt der Schuldner einer Entgeltforderung in Verzug, spätestens nach § 286 Abs. 3 BGB, gibt ihm § 288 BGB Zinsen und, gegenüber einem Schuldner, der kein Verbraucher ist, eine Pauschale von 40 Euro, ohne dass der Vertrag sie nennt. Eine Vereinbarung, die den Anspruch auf Verzugszinsen im Voraus ausschließt, ist nach § 288 Abs. 6 BGB unwirksam. Wann der Verzug genau beginnt und was in der EU, im Vereinigten Königreich und bei US-Bundesaufträgen gilt, erklärt der Ratgeber zu Verzugszinsen; im Vereinigten Königreich ersetzt eine vertragliche Regelung die gesetzlichen Zinsen nach Section 8 und 9 des Late Payment Act nur, wenn sie ein "substantial remedy" ist. Der Verzugszinsrechner rechnet die Tage des Verzugs aus.

Eine Karenzzeit

Eine Karenzzeit ist ein Abstand zwischen Fälligkeit und dem Tag, an dem die Belastung beginnt. Wenn Sie eine gewähren, nennen Sie sie genau: "Zinsen fallen auf Beträge an, die mehr als 7 Tage nach Fälligkeit offen sind." Dann weiß der Käufer, wann die Belastung beginnt.

FAQ

Wo sollte die Mahngebühr auf meiner Rechnung stehen?

Im Block mit den Zahlungsbedingungen und zuerst im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung. Nennen Sie die Belastung, ihren Beginn und ihre Berechnung, etwa: "Auf nach Fälligkeit offene Beträge berechnen wir Zinsen von [Satz] pro Jahr."

Soll ich eine Pauschale oder einen Prozentsatz berechnen?

Eine Pauschale ist einfach und wächst nicht mit der Verspätung; ein Prozentsatz wächst mit Forderung und Verspätung, bei 8 % im Jahr rund 26 € auf 4.000 € für 30 Tage. § 288 BGB verbindet beides: Verzugszinsen und, gegenüber einem Schuldner, der kein Verbraucher ist, eine Pauschale von 40 Euro.

Welche Höhe ist angemessen?

Die gesetzlichen Sätze sind ein Maßstab: in Deutschland neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucherbeteiligung (§ 288 Abs. 2 BGB), fünf Prozentpunkte sonst (Abs. 1). Die Richtlinie 2011/7/EU setzt mindestens acht Prozentpunkte über dem Bezugszinssatz an, das Vereinigte Königreich 8 % über dem offiziellen Leitzins.

Brauche ich eine Karenzzeit, bevor ich eine Mahngebühr berechne?

Das entscheiden Sie. Wenn Sie eine gewähren, nennen Sie sie genau in Ihren Bedingungen, damit klar ist, wann die Belastung beginnt.

Kann ich eine Mahngebühr nachträglich auf eine bereits überfällige Rechnung setzen?

Eine vertragliche Belastung gehört in die vor der Arbeit vereinbarten Bedingungen; eine nach dem Zahlungsausfall hinzugefügte hat der Käufer nie vereinbart. Gesetzliche Verzugszinsen sind etwas anderes: Im Verzug ist die Geldschuld nach § 288 BGB zu verzinsen, und gegenüber einem Schuldner, der kein Verbraucher ist, kommt die Pauschale von 40 Euro hinzu, ohne Vertragsklausel.

Ist eine Mahngebühr dasselbe wie der gesetzliche Verzugszins?

Nein. Eine Mahngebühr legen Sie selbst in Ihren Bedingungen fest. Den gesetzlichen Verzugszins gibt das Gesetz, in Deutschland § 288 BGB, ob Ihr Vertrag ihn erwähnt oder nicht. Der Ratgeber zu Verzugszinsen erklärt die gesetzliche Seite.