Mahngebühren auf Rechnungen erheben

Sie haben sich entschieden, eine Mahngebühr zu erheben. Gut. Eine Mahngebühr macht aus "bitte zahlen Sie pünktlich" eine Geschäftsbedingung, und Kunden, die Ihre Rechnung sonst bis Tag 60 treiben ließen, zahlen erfahrungsgemäß schon an Tag 25, sobald eine Gebühr im Raum steht. In diesem Leitfaden geht es um die praktische Einrichtung: wohin die Gebühr gehört, wie Sie sie strukturieren, welcher Betrag angemessen ist und welche eine Bedingung darüber entscheidet, ob Sie sie tatsächlich durchsetzen können.

Das ist der operative Begleittext zu unserem Erklärtext zu Verzugszinsen, der die gesetzlichen Sätze behandelt, die das Recht in manchen Ländern automatisch gewährt. Beides sind verschiedene Werkzeuge. Gesetzliche Verzugszinsen gewährt Ihnen das Gesetz, ob Sie danach fragen oder nicht; eine Mahngebühr legen Sie selbst fest, in Ihren eigenen Bedingungen, auf Ihren eigenen Rechnungen. Dieser Leitfaden bleibt auf der Seite der Mahngebühr: die Mechanik, die ein Freiberufler oder ein kleines Unternehmen braucht, um eine einzuführen und durchzusetzen.

Die eine Regel, die alles entscheidet: vorher ausweisen

Vor jeder Formatierung und jedem Betrag steht die Bedingung, die eine Mahngebühr durchsetzbar macht. Eine vertragliche Mahngebühr bindet den Kunden nur, wenn sie vor Lieferung der Leistung ausgewiesen war, im Vertrag, im Angebot oder auf einer Rechnung, die der Kunde zu Beginn der Zusammenarbeit akzeptiert hat. Eine Gebühr, der der Kunde vorab zugestimmt hat, ist Teil der Abmachung. Eine Gebühr, die Sie anhängen, nachdem eine Rechnung bereits offen geblieben ist, ist es nicht, und die meisten Kunden werden sie schlicht ablehnen.

Deshalb gehört die Mahngebühr von Tag 1 in Ihre Vorlage, nicht in eine verärgerte E-Mail an Tag 45. Schreiben Sie sie in den Vertrag, den Sie unterzeichnen, und wiederholen Sie sie auf jeder Rechnung. Wenn Sie Ihre Zahlungsbedingungen neu aufsetzen, behandelt unser Leitfaden zum Formulieren von Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung den Wortlaut, der die ganze Klausel zusammenhält. Stimmt die Offenlegung von Anfang an, ist der Rest dieses Leitfadens nur Feinabstimmung.

Wohin die Gebühr auf der Rechnung gehört

Die Mahngebühr steht im Abschnitt mit den Zahlungsbedingungen der Rechnung, im selben Block wie das Fälligkeitsdatum und die akzeptierten Zahlungswege. Sie sollte klar, konkret und unübersehbar sein. Ein Kunde, der das Ende Ihrer Rechnung liest, sollte in einem Satz genau sehen, was bei verspäteter Zahlung passiert.

Eine gute Offenlegung lautet etwa: "Zahlbar innerhalb von 30 Tagen. Für nach Fälligkeit offene Beträge fällt eine Mahngebühr von 1,5 % pro Monat an." Diese eine Zeile nennt den Auslöser (offen nach Fälligkeit), die Struktur (1,5 Prozent pro Monat) und die Bemessungsgrundlage (den offenen Betrag). Vermeiden Sie vage Formulierungen wie "Mahngebühren können anfallen", die signalisieren, dass Sie es nicht ernst meinen, und dem Kunden Raum zum Streiten geben. Nennen Sie die tatsächliche Zahl. Damit das Fälligkeitsdatum selbst eindeutig ist, ermittelt der Rechner für das Fälligkeitsdatum es aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel, sodass der Stichtag, an dem die Gebühr ansetzt, nie strittig ist.

Pauschale oder Prozentsatz?

Es gibt zwei Wege, eine Mahngebühr zu strukturieren, und der richtige hängt von Größe und Rhythmus Ihrer Rechnungen ab.

Eine Pauschale ist ein einzelner fester Betrag, etwa 25 oder 40 Euro, der einmal anfällt, sobald eine Rechnung überfällig wird. Sie ist am einfachsten zu erklären und passt gut zu kleinen, planbaren Rechnungen, bei denen ein Prozentsatz verschwindend gering wäre. Ein Kunde versteht "eine Mahngebühr von 40 Euro" sofort.

Ein Prozentsatz berechnet einen Anteil des offenen Betrags, meist pro Monat, und wächst damit sowohl mit der Höhe der Forderung als auch mit der Dauer der Nichtzahlung. Eineinhalb Prozent pro Monat auf eine Rechnung von 4.000 Euro sind 60 Euro im ersten Monat und weitere 60 im zweiten, was den Druck steigen lässt, je länger der Kunde zögert. Prozentsätze passen zu größeren Rechnungen und wiederkehrender Arbeit.

Viele kleine Unternehmen fahren eine Mischform: eine Pauschale bei Rechnungen unterhalb einer Schwelle und einen Monatsprozentsatz darüber. Das verbindet die Einfachheit einer Pauschale bei kleinen Aufträgen mit dem steigenden Druck eines Prozentsatzes bei den großen. Was Sie auch wählen, weisen Sie es auf jeder Rechnung gleich aus, damit Kunden nie überrascht werden.

Welche Höhe angemessen ist

Eine Mahngebühr soll Sie für Aufwand und Mühe des Nachfassens entschädigen, nicht den Kunden bestrafen. Diese Unterscheidung zählt rechtlich wie menschlich: In manchen Rechtsordnungen ist eine Gebühr, die wie eine strafende Vertragsstrafe statt einer angemessenen Entschädigung wirkt, nicht durchsetzbar, und selbst wo sie zulässig ist, lädt eine überhöht wirkende Gebühr zum Streit ein und schadet der Beziehung.

Für kleine Unternehmen sind die vertretbaren Bereiche gut etabliert. Eine Pauschale von 25 bis 50 Euro deckt die Verwaltungskosten einer typischen überfälligen Rechnung. Ein Monatssatz von 1 bis 1,5 Prozent des offenen Betrags ist das übliche Band; manche gehen auf 2 Prozent, darüber wirken Sie schnell strafend. Verankern Sie Ihre Zahl in diesen Bereichen, und Sie stehen selten vor einem ernsten Einwand. Setzen Sie sie weit darüber, liefern Sie dem Kunden ein leichtes Argument, gar nichts zu zahlen.

Bauen Sie eine Kulanzfrist ein

Sie müssen keine Kulanzfrist gewähren, aber ein kurzer Puffer zwischen Fälligkeit und dem Tag, an dem die Gebühr greift, ist gängige Praxis und lohnt sich. Fünf bis zehn Tage sind üblich. Das fängt die normale Reibung des Geschäftsverkehrs ab: eine Überweisung, die drei Tage zur Gutschrift braucht, ein wöchentlicher Zahllauf in der Kreditorenbuchhaltung, eine zur Fälligkeit abgeschickte Zahlung, die zwei Tage später ankommt.

Eine Kulanzfrist schützt die Beziehung, weil die Gebühr nur einen Kunden trifft, der wirklich zu spät ist, nicht einen, dessen Geld schlicht unterwegs ist. Nennen Sie sie ausdrücklich, damit keine Unklarheit bleibt: "Eine Mahngebühr fällt für Beträge an, die mehr als 7 Tage nach Fälligkeit offen sind." Das sagt dem Kunden genau, wann die Frist abläuft, und nimmt jeden Streit über den Zeitpunkt. Der Preis für Sie ist gering, und der Goodwill, den Sie bei verlässlichen Kunden bewahren, ist mehr wert als die paar Tage zusätzlicher Liquidität.

Ein Wort zu gesetzlichen Grundlagen

In manchen Märkten gewährt Ihnen das Gesetz bereits eine Grundlage, bevor Sie etwas berechnen. In Deutschland gewährt BGB §288 (5) bei überfälligen B2B-Rechnungen eine pauschale Verzugspauschale von 40 Euro zusätzlich zu den gesetzlichen Verzugszinsen, ohne dass Sie eine Klausel brauchen. Spanien sieht denselben festen Betrag von 40 Euro nach der Ley 3/2004 vor. In diesen Märkten gibt Ihnen das Gesetz automatisch eine Untergrenze, und die Mahngebühr, die Sie in diesem Leitfaden gestalten, betrifft das Berechnen über diese Grundlage hinaus oder an ihrer Stelle, soweit Ihr Vertrag es zulässt. Wie diese gesetzlichen Beträge und Sätze im Einzelnen funktionieren, steht im Erklärtext zu Verzugszinsen; um einen genauen Betrag für eine überfällige Rechnung zu ermitteln, wendet der Rechner für Verzugszinsen die richtige Regel für Ihre Rechtsordnung an. Überall sonst und für jeden Betrag über der gesetzlichen Untergrenze ruht die Gebühr ganz auf dem, was Sie vorab ausgewiesen haben.

Lassen Sie die Software die Gebühr ansetzen

Der Grund, warum Mahngebühren oft unberechnet bleiben, ist nicht die Regel, sondern die Reibung. Einen Prozentsatz zu berechnen, die Kulanzfrist zu verfolgen und daran zu denken, die Zeile im genau richtigen Moment hinzuzufügen, ist die Art kleiner, wiederkehrender Aufgabe, die im Stress untergeht. Die meisten Rechnungstools setzen die Gebühr automatisch an: Sie legen Satz und Kulanzfrist einmal fest, und das System fügt den Posten jeder Rechnung hinzu, die die Schwelle überschreitet, und zeigt ihn auf der nächsten Mahnung. Einmal eingerichtet, ist die Gebühr nichts mehr, das Sie jedes Mal aktiv durchsetzen müssen, sondern einfach die Art, wie Ihre Rechnungen funktionieren.

FAQ

Wo sollte die Mahngebühr auf meiner Rechnung stehen?

Im Abschnitt mit den Zahlungsbedingungen der Rechnung selbst und idealerweise auch im Vertrag oder Angebot. Nennen Sie die Gebühr, ab wann sie greift und wie sie berechnet wird, zum Beispiel: "Für nach Fälligkeit offene Beträge fällt eine Mahngebühr von 1,5 % pro Monat an." Sie in einer Fußnote zu verstecken oder nur mündlich zu erwähnen schwächt die spätere Durchsetzbarkeit.

Pauschale oder Prozentsatz als Mahngebühr?

Pauschalen passen zu kleinen, gut planbaren Rechnungen: eine einzelne Gebühr von 25 oder 40 Euro ist einfach und leicht zu erklären. Prozentsätze passen zu größeren oder wiederkehrenden Rechnungen, weil sie mit dem offenen Betrag wachsen, üblich sind 1 bis 1,5 Prozent des Saldos pro Monat. Viele kleine Unternehmen kombinieren beides: eine Pauschale bei kleinen Rechnungen und einen Monatsprozentsatz oberhalb einer Schwelle.

Welche Höhe ist für eine Mahngebühr angemessen?

Für kleine Unternehmen sind eine Pauschale von 25 bis 50 Euro oder ein Monatssatz von 1 bis 1,5 Prozent des offenen Betrags üblich und vertretbar. Halten Sie sie im Verhältnis zur Forderung; eine Gebühr, die strafend statt ausgleichend wirkt, wird eher angefochten oder stillschweigend ignoriert, und in manchen Rechtsordnungen ist eine überhöhte Vertragsstrafe nicht durchsetzbar.

Brauche ich eine Kulanzfrist, bevor ich eine Mahngebühr erhebe?

Sie ist nicht erforderlich, aber eine kurze Kulanzfrist von 5 bis 10 Tagen nach Fälligkeit ist gängige Praxis und gut für die Kundenbeziehung. Sie fängt echte Bearbeitungs- und Banklaufzeiten ab, sodass Sie keinen Kunden bestrafen, dessen Zahlung pünktlich abging und nur zwei Tage später ankam. Nennen Sie die Frist in Ihren Bedingungen, damit klar ist, ab wann die Gebühr greift.

Kann ich eine Mahngebühr erheben, wenn die Rechnung schon überfällig ist?

In der Regel nicht als vertragliche Gebühr. Eine Mahngebühr ist nur durchsetzbar, wenn sie vor Lieferung der Leistung im Vertrag oder auf der vom Kunden akzeptierten Rechnung stand. Eine nachträglich nach Nichtzahlung hinzugefügte Gebühr lässt sich leicht abweisen. Was Sie meist auch ohne Klausel verlangen können, sind die gesetzlichen Verzugszinsen.

Ist eine Mahngebühr dasselbe wie gesetzliche Verzugszinsen?

Nein. Eine Mahngebühr legen Sie selbst in Ihren Bedingungen fest. Gesetzliche Verzugszinsen sind ein Satz, den das Gesetz bei überfälligen Geschäftsforderungen automatisch gewährt, etwa in Deutschland nach BGB §288, ob Ihr Vertrag sie erwähnt oder nicht. Je nach Rechtsordnung können Sie eine vertragliche Gebühr statt oder zusätzlich zu den Zinsen verlangen. Unser Erklärtext zu Verzugszinsen zeigt die gesetzliche Seite.

Eine Mahngebühr ist nur so gut wie ihre Einrichtung. Weisen Sie sie vor der Arbeit aus, nennen Sie sie klar auf jeder Rechnung, halten Sie den Betrag verhältnismäßig und geben Sie ehrlichen Zahlern eine kurze Kulanzfrist. Tun Sie das, erfüllt die Gebühr ihren Zweck meist, ohne je berechnet zu werden, weil die Kunden, die sonst zu spät gezahlt hätten, es schlicht nicht mehr tun.