Qué hacer cuando un cliente no paga

Cuando los recordatorios quedan sin respuesta, los pasos siguientes son más formales, y cada uno tiene una norma que lo regula. Esta guía los recorre por orden: reunir la documentación, enviar la reclamación previa a la vía judicial, calcular la cantidad completa que puede reclamar y examinar las dos vías posteriores, una agencia de cobranza y el juzgado.

Describe lo que disponen las normas que cita. No es asesoramiento jurídico y no le dice qué vía elegir. Las referencias son a la ley española y, salvo que se indique otra cosa, a deudas entre empresas. Esta guía no trata la legislación de México ni la de otros países de América.

Reúna el expediente

Ponga todo lo relativo a la factura en un solo lugar antes de escribir nada formal:

• el contrato firmado o el presupuesto aceptado;
• la factura, con su fecha y su fecha de vencimiento;
• la prueba de la entrega: un albarán, una conformidad o el correo con el que envió el trabajo;
• los mensajes del cliente sobre el trabajo;
• cada recordatorio que envió, con su fecha. La guía sobre cómo hacer seguimiento de una factura impagada ofrece un calendario para ellos.

Lea el expediente como lo leería el cliente. A veces aparece una objeción que usted nunca contestó, y es mejor encontrarla ahora que después.

El expediente puede plantear la duda de si debe seguir trabajando para ese cliente. Eso depende de su contrato y de la ley aplicable, y esta guía no lo trata. Lea el contrato antes de detener el trabajo.

La reclamación previa y la Ley Orgánica 1/2025

En España, lo que usted hace antes de acudir al juzgado está regulado. El artículo 5.1 de la Ley Orgánica 1/2025 dispone que, en el orden jurisdiccional civil y con carácter general, para que sea admisible la demanda se considera requisito de procedibilidad acudir previamente a algún medio adecuado de solución de controversias. El mismo apartado considera cumplido el requisito cuando la actividad negociadora se desarrolla directamente por las partes.

El artículo 5.2 exige esa actividad negociadora previa en todos los procesos declarativos del libro II y en los procesos especiales del libro IV de la Ley de Enjuiciamiento Civil, con las excepciones que enumera. El proceso monitorio se regula en ese libro IV. El artículo 5.3 añade que no es preciso acudir a un medio adecuado de solución de controversias para interponer una demanda ejecutiva ni para presentar la petición de requerimiento europeo de pago.

La negociación tiene que constar. Según el artículo 10:

• Regla general: la actividad negociadora o el intento de la misma debe ser recogida documentalmente (apartado 1).
• Sin tercero neutral: se acredita con cualquier documento firmado por ambas partes en el que consten su identidad, la fecha, el objeto de la controversia y la declaración responsable de que han intervenido de buena fe.
• En su defecto: puede acreditarse el intento con cualquier documento que pruebe que la otra parte ha recibido la solicitud o invitación para negociar o la propuesta, en qué fecha, y que ha podido acceder a su contenido íntegro (apartado 2).

Para una factura impagada, una carta coherente con esos artículos identificaría el contrato y la factura, indicaría las fechas de entrega, de vencimiento y de cada recordatorio, expondría la cantidad reclamada con su desglose, propondría una forma de resolverlo y fijaría una fecha de respuesta. Envíela por un medio que deje constancia de la recepción, de la fecha y del contenido.

La cifra: principal, intereses de demora y cantidad fija

El desglose es la parte que conviene tener exacta. La Ley 3/2004 añade al principal tres conceptos.

• Intereses de demora: el interés que resulte del contrato y, en defecto de pacto, el tipo legal: el tipo aplicado por el Banco Central Europeo a su más reciente operación principal de financiación antes del primer día del semestre natural, más ocho puntos porcentuales (artículo 7).
• Cantidad fija: cuando el deudor incurre en mora, el acreedor tiene derecho a cobrar una cantidad fija de 40 euros, que se añade en todo caso y sin necesidad de petición expresa a la deuda principal (artículo 8.1).
• Costes de cobro: además, el acreedor puede reclamar una indemnización por todos los costes de cobro debidamente acreditados que haya sufrido a causa de la mora y que superen esos 40 euros (artículo 8.1). El deudor no está obligado a pagar esa indemnización cuando no sea responsable del retraso (artículo 8.2).

Tome la factura 1043 de la guía de seguimiento: 2.400 euros, con fecha de pago pactada el 14 de septiembre de 2026 y sin tipo de demora pactado, todavía impagada el 29 de octubre de 2026. Los intereses han corrido 45 días desde el 15 de septiembre de 2026 al 10,40 % anual, el tipo legal de interés de demora que la Resolución de 30 de junio de 2026 de la Secretaría General del Tesoro y Financiación Internacional publicó en el BOE para el segundo semestre natural de 2026: el 2,40 por 100 del BCE más ocho puntos. La reclamación de ese día dice:

Factura 1043: principal 2.400,00 euros. Intereses de demora del 15 de septiembre de 2026 al 29 de octubre de 2026, 45 días al 10,40 %: 30,77 euros. Cantidad fija del artículo 8 de la Ley 3/2004: 40,00 euros. Total: 2.470,77 euros. Los intereses siguen corriendo a razón de 0,68 euros al día hasta el pago.

La Calculadora de Intereses de Demora calcula los intereses con sus fechas en la fila de la UE; los 40 euros del artículo 8 debe sumarlos usted. La guía sobre los intereses de demora explica cómo se fija el tipo y qué rige en otros países.

Agencia de cobranza o juzgado

Si vence la fecha de la carta sin pago, quedan dos vías. Esta guía no las ordena. Lo que puede decir es cómo tratan las normas el coste de cada una.

Una agencia de cobranza gestiona el cobro por usted y cobra por ello según sus propias condiciones, así que pídalas por escrito antes de entregar el expediente. Sobre ese coste, la ley dice algo: el artículo 8.1 de la Ley 3/2004 permite reclamar al deudor los costes de cobro debidamente acreditados que superen la cantidad fija. El artículo 6.3 de la Directiva 2011/7/UE reconoce al acreedor una compensación razonable por los costes de cobro que superen esa cantidad y menciona como ejemplos los gastos de contratar a un abogado o a una agencia de gestión de cobro.

El juzgado es la otra vía. Para una deuda dineraria vencida y documentada, la Ley de Enjuiciamiento Civil regula el proceso monitorio; la guía sobre el proceso de cobranza para pequeñas empresas lo recorre paso a paso. El cómputo de los plazos procesales se trata en la guía sobre días hábiles en presentaciones judiciales.

Llegar a un acuerdo, y prevenir

Un cliente que no puede pagar todo quizá ofrezca una parte o un pago a plazos. Aceptarlo o no es una decisión comercial suya. Si acepta, deje por escrito los importes y las fechas y haga que ambas partes lo confirmen.

Cuatro costumbres que puede adoptar para trabajos futuros: pactar el plazo de pago por escrito antes de empezar, como explica la guía sobre cómo redactar los plazos de pago en una factura; prever un anticipo o pagos por hitos en los trabajos largos; indicar en la factura la base de los intereses de demora; y enviar el primer recordatorio el día siguiente al vencimiento.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el primer paso cuando un cliente no paga?

Reunir la documentación en un solo lugar: el contrato o el presupuesto aceptado, la factura, la prueba de la entrega, los mensajes del cliente y cada recordatorio enviado con su fecha. Todos los pasos formales posteriores se apoyan en ese expediente.

¿Tengo que intentar negociar antes de acudir al juzgado?

El artículo 5 de la Ley Orgánica 1/2025 establece, con carácter general, como requisito de procedibilidad de la demanda civil acudir previamente a un medio adecuado de solución de controversias, y lo considera cumplido cuando la actividad negociadora se desarrolla directamente por las partes. Lo exige en los procesos declarativos del libro II y en los procesos especiales del libro IV de la Ley de Enjuiciamiento Civil, con las excepciones que enumera.

¿Cómo se acredita el intento de negociación?

Según el artículo 10 de la Ley Orgánica 1/2025, debe recogerse documentalmente. Sin tercero neutral, basta un documento firmado por ambas partes o, en su defecto, cualquier documento que pruebe que la otra parte ha recibido la solicitud o invitación para negociar, en qué fecha, y que ha podido acceder a su contenido íntegro.

¿Qué cantidades puedo sumar al importe de la factura?

Según la Ley 3/2004, los intereses de demora al tipo pactado o, en defecto de pacto, al tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales (artículo 7), y una cantidad fija de 40 euros que se añade sin necesidad de petición expresa (artículo 8.1).

¿Puedo recuperar lo que me cueste una agencia de cobranza o un abogado?

El artículo 8.1 de la Ley 3/2004 da al acreedor derecho a reclamar una indemnización por todos los costes de cobro debidamente acreditados que superen los 40 euros de cantidad fija. El deudor no está obligado a pagarla cuando no sea responsable del retraso (artículo 8.2).

¿Debo aceptar un pago parcial?

Es una decisión comercial suya, y esta guía no la aconseja en ningún sentido. Si acepta, deje por escrito los importes y las fechas y haga que ambas partes lo confirmen.