Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt

Unbezahlte Rechnungen sind belastend. Es gibt dafür einen Weg.

Wenn ein Kunde bei einer Rechnung verstummt, die Sie längst verdient haben, ist das Schlimmste, mit dem Ärger sitzen zu bleiben und zu warten. Fast genauso schlecht ist eine emotionale E-Mail, die Sie nicht zurücknehmen können. Es gibt einen ruhigen, geordneten Weg von "der zahlt nicht" zu "das Geld ist auf meinem Konto", und er funktioniert weit öfter, als Freiberufler erwarten. Dieser Weg ist eine Leiter: Jede Stufe erhöht den Druck um eine Stufe und hält Sie zugleich auf festem Boden, falls die Sache je vor eine Richterin kommt.

Dieser Leitfaden geht die Leiter von unten durch. Bauen Sie Ihre Akte auf, pausieren Sie die Arbeit, senden Sie eine ordentliche Mahnung und entscheiden Sie dann zwischen Inkasso und Gericht, je nach Höhe der Forderung und der Frage, ob der Kunde überhaupt zahlen kann. Nichts davon verlangt, dass Sie aggressiv werden. Es verlangt, dass Sie methodisch vorgehen, und das Methodische gewinnt.

Zuerst: die Akte aufbauen

Bevor Sie irgendetwas eskalieren, sammeln Sie die Beweise. Das ist der unscheinbarste Schritt und der, der über alle folgenden entscheidet. Tragen Sie den unterschriebenen Vertrag oder das angenommene Angebot zusammen, die Rechnung selbst, den Liefernachweis (ein Sendezeitstempel, ein Versandbeleg, eine unterschriebene Abnahme) und den Nachrichtenverlauf, in dem der Kunde die Arbeit erhalten und abgenommen hat. Speichern Sie alles in einem Ordner.

Eine vollständige Akte leistet zweierlei. Sie zeigt Ihnen ehrlich, wie stark Ihre Position ist, denn manchmal verbirgt das Schweigen einen echten Einwand, den Sie vergessen hatten. Und sie rüstet jeden folgenden Schritt: Mahnschreiben, Klage oder Übergabe an ein Inkasso ruhen alle auf diesen Unterlagen. Fehlt der Vertrag oder ein klarer Abnahmenachweis, ändern Sie die Gewohnheit für die Zukunft; unser Leitfaden zum Formulieren von Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung behandelt die Klauseln, die eine Forderung leicht durchsetzbar machen.

Die Arbeit pausieren, und das sagen

Wenn Sie für diesen Kunden noch liefern, hören Sie auf. Weiterzuarbeiten, während eine Rechnung unbezahlt liegt, sendet genau das falsche Signal: dass Ihre Fristen weich sind und die Rechnung warten kann. Es erhöht auch den Betrag, den Sie verlieren können.

Senden Sie einen kurzen, sachlichen Hinweis, dass die Arbeit bis zur Zahlung der überfälligen Rechnung ruht. Halten Sie ihn frei von Vorwürfen. "Ich habe die Arbeit am Projekt angehalten, solange Rechnung 1043 offen ist, und nehme sie sofort wieder auf, sobald sie beglichen ist" ist bestimmt, ohne feindselig zu sein. Hat Ihr Vertrag eine Leistungsverweigerungs- oder Aussetzungsklausel, berufen Sie sich darauf. Hat er das nicht, ist der Hinweis in den meisten Rechtsordnungen trotzdem angemessen und vertretbar, und er bündelt die Aufmerksamkeit des Kunden so, wie es eine weitere Erinnerung nicht tut.

Ein ordentliches Mahnschreiben senden

Inzwischen haben Sie vermutlich mehrere Erinnerungen gesendet. Falls Sie die volle Mahnsequenz noch nicht durchlaufen haben, legt der ergänzende Leitfaden zum Nachfassen bei einer unbezahlten Rechnung die Taktung an Tag 1, Tag 7 und Tag 14 dar, die die meisten Fälle löst, bevor sie diese Stufe erreichen. Wenn Erinnerungen versagt haben, ist die nächste Stufe ein förmliches Mahnschreiben, oft letzte Mahnung genannt.

Ein Mahnschreiben ist keine wütende E-Mail in seriöser Schrift. Es ist ein gegliedertes, datiertes Dokument, das eine Richterin anerkennend lesen könnte. Es sollte die ursprüngliche Rechnungsnummer und den Betrag nennen, die Daten Ihrer vorigen Mahnungen auflisten, die bisher aufgelaufenen Verzugszinsen darlegen und eine feste letzte Frist setzen, meist 7 bis 14 Tage. Dann sollte es klar sagen, was nach Ablauf geschieht: Übergabe an ein Inkasso oder Antrag im gerichtlichen Mahnverfahren.

Sie brauchen dafür keinen Anwalt. Ein klares Schreiben unter Ihrem eigenen Namen hat echtes Gewicht. Eine Variante auf Anwaltsbriefkopf kostet mehr, löst das Geld aber oft schneller, weil sie dem Kunden sagt, dass Sie vom Hoffen zum Handeln übergegangen sind. Was Sie auch wählen, versenden Sie es so, dass der Zugang nachweisbar ist.

Zinsen und Pauschale hinzurechnen

Wenn Sie die Mahnung schreiben, fordern Sie alles, was Ihnen zusteht, nicht nur den Nennwert der Rechnung. Die meisten Rechtsordnungen gewähren ab dem Tag nach der Fälligkeit gesetzliche Verzugszinsen, und mehrere fügen eine Pauschale hinzu: in Deutschland, Frankreich und der EU 40 Euro je Rechnung, in Deutschland über §288 (5) BGB.

Nennen Sie die genauen Zahlen. Vage Drohungen überzeugen niemanden, aber eine Zeile "Hauptforderung 2.400, Verzugszinsen bis heute 31, Pauschale 40, jetzt fällig 2.471" sagt dem Kunden, dass der Preis des Verzugs real ist und steigt. Um diese Zahlen für Ihre Rechtsordnung zu erzeugen, lassen Sie die Rechnung durch den Rechner für Verzugszinsen laufen, der die richtige gesetzliche Regel für Deutschland, die EU, das Vereinigte Königreich und weitere Märkte anwendet. Unser ausführlicher Erklärtext zu Verzugszinsen zeigt, wie jeder dieser Sätze zustande kommt.

Die Durchsetzung wählen: Inkasso oder Gericht

Läuft die Frist im Mahnschreiben ab, erreichen Sie das obere Ende der Leiter, und hier treffen Sie eine echte Wahl zwischen zwei Wegen.

Ein Inkasso nimmt Ihnen die Sache vollständig ab. Sie übergeben die Akte, das Inkasso mahnt, und Sie zahlen einen Anteil am Eingang, meist 10 bis 50 Prozent je nach Alter und Höhe der Forderung. Dieser Anteil bedeutet, dass sich der Inkassoweg vor allem bei größeren Beträgen und bei Kunden lohnt, die schlicht verstummt sind, statt aktiv zu bestreiten.

Das Gericht erhält den vollen Betrag und endet in einem vollstreckbaren Titel. Für die meisten Freiberufler- und Kleinunternehmerforderungen ist in Deutschland das gerichtliche Mahnverfahren der Weg: Sie beantragen einen Mahnbescheid, und erst bei Widerspruch wird daraus ein streitiges Verfahren, anders als der US-amerikanische Small-Claims-Prozess mit Verhandlung. Die Gerichtskosten sind überschaubar, doch denken Sie daran, dass Gewinnen und Eintreiben zweierlei sind; ein Titel gegen einen mittellosen Kunden ist ein Papiererfolg. Wählen Sie diesen Weg, erklärt unser Leitfaden zu Arbeitstagen bei Gerichtseingängen, wie Fristen und Tageszählung tatsächlich funktionieren, damit Sie keinen Verfahrenstermin verpassen.

Wissen, wann man sich einigt und weitergeht

Nicht jede Forderung ist den vollen Aufstieg wert. Kann ein Kunde wirklich nicht zahlen, bringt ein ausgehandelter Vergleich, Teilzahlung jetzt oder ein kurzer Ratenplan, oft mehr als ein Titel, den Sie nie vollstrecken können. Es ist keine Schande, heute 70 Prozent zu nehmen, statt zwei Jahre 100 Prozent zu jagen. Entscheiden Sie nach den Zahlen vor Ihnen, nicht danach, wie der Kunde Sie hat fühlen lassen.

Die längerfristige Antwort ist, Zahlungsausfälle selten zu machen. Verlangen Sie eine Anzahlung, damit Sie nie voll im Risiko stehen, rechnen Sie bei größeren Aufträgen in Teilzahlungen ab, setzen Sie eine Verzugsklausel auf jede Rechnung und fassen Sie am Tag der Überfälligkeit nach. Die meisten chronischen Ausfälle wachsen aus kleinen Prozesslücken, nicht aus wirklich unehrlichen Kunden, und Lieferanten, die diese Lücken schließen, verbringen weit weniger Zeit auf dieser Leiter.

FAQ

Ein Kunde verweigert die Zahlung. Was sollte ich als Allererstes tun?

Stellen Sie zuerst Ihre Unterlagen zusammen. Holen Sie den unterschriebenen Vertrag oder das angenommene Angebot, die Rechnung, den Liefernachweis und jede E-Mail, die Empfang und Abnahme der Arbeit bestätigt. Eine dokumentierte Akte verwandelt ein zähes Patt in eine gewinnbare Forderung, und ein großer Teil Ihres späteren Hebels hängt davon ab, dass Sie sie jetzt bereithalten.

Sollte ich für einen Kunden weiterarbeiten, der nicht gezahlt hat?

In der Regel nein. Pausieren Sie neue Arbeit und Lieferungen, bis der überfällige Saldo beglichen ist, und sagen Sie das klar. Weiterzuliefern, während Sie unbezahlt bleiben, signalisiert dem Kunden, dass die Frist egal ist, und erhöht den Betrag im Risiko. Eine Leistungsverweigerungs-Klausel im Vertrag macht das sauber; ohne sie ist ein höflicher schriftlicher Hinweis, dass die Arbeit bis zur Zahlung ruht, angemessen und meist durchsetzbar.

Was ist ein Mahnschreiben, und brauche ich dafür einen Anwalt?

Ein Mahnschreiben, oft letzte Mahnung genannt, ist ein förmliches Schreiben, das die Forderung, die vorigen Mahnungen, die fälligen Verzugszinsen und eine feste Frist nennt, bevor Sie zu Gericht oder Inkasso eskalieren. Sie brauchen dafür keinen Anwalt; ein klares Schreiben von Ihnen hat Gewicht. Eine Variante auf Anwaltsbriefkopf kostet mehr, führt aber oft schneller zur Zahlung, weil sie Ernst signalisiert.

Wann lohnt sich der Gang zum Gericht?

Wenn der Kunde klar zahlen kann, aber nicht will. In Deutschland führt der übliche Weg über das gerichtliche Mahnverfahren: Sie beantragen einen Mahnbescheid, und erst bei Widerspruch wird daraus ein streitiges Verfahren. Das ist schlank und formularbasiert. Die Gerichtskosten sind überschaubar, doch nach dem Titel müssen Sie noch vollstrecken, also prüfen Sie, ob beim Kunden etwas zu holen ist.

Ist ein Inkasso besser als der Gang zum Gericht?

Das hängt von der Forderung ab. Ein Inkasso behält einen Anteil, oft 10 bis 50 Prozent, nimmt Ihnen aber Arbeit und Unbehagen ab und passt zu Kunden, die nicht mehr antworten. Das Gericht erhält den vollen Betrag und liefert einen vollstreckbaren Titel, was zählt, wenn Sie pfänden müssen. Viele Lieferanten versuchen zuerst das Inkasso und behalten das Gericht für Forderungen vor, die den Aufwand rechtfertigen.

Kann ich zusätzlich zur offenen Rechnung Zinsen und Kosten verlangen?

Meist ja. Die meisten Rechtsordnungen erlauben gesetzliche Verzugszinsen, und mehrere fügen eine Pauschale je Rechnung hinzu, in Deutschland, Frankreich und der EU 40 Euro. Mit dem Rechner für Verzugszinsen ermitteln Sie die genauen Zinsen und nennen dann Hauptforderung und aufgelaufene Zinsen im Mahnschreiben, damit die volle Forderung aktenkundig ist.

Wie schütze ich mich davor, dass das wieder passiert?

Drei Gewohnheiten verhindern die meisten Zahlungsausfälle. Verlangen Sie eine Anzahlung oder Teilzahlungen, damit Sie nie voll im Risiko stehen, schreiben Sie klare Zahlungsbedingungen und eine Verzugsklausel in jeden Vertrag und jede Rechnung, und fassen Sie am Tag der Überfälligkeit nach, nicht erst Wochen später. Die meisten chronischen Ausfälle wachsen aus kleinen Prozesslücken, nicht aus wirklich unehrlichen Kunden.

Sie müssen das alles nicht mögen, um gut darin zu sein. Arbeiten Sie die Leiter Stufe für Stufe ab, halten Sie jeden Schritt schriftlich fest und lassen Sie den dokumentierten Prozess das Gewicht tragen, das Ihr Ärger nicht tragen kann. Die meisten Kunden zahlen lange vor der obersten Stufe, und jene, die es nicht tun, hinterlassen Ihnen eine saubere Akte und einen klaren Weg zu Ihrem Geld.