Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt

Bleiben Erinnerungen unbeantwortet, werden die nächsten Schritte förmlicher, und für jeden gibt es eine Vorschrift, die ihn regelt. Dieser Ratgeber geht sie der Reihe nach durch: die Unterlagen zusammenstellen, das letzte Schreiben vor dem gerichtlichen Schritt verfassen, die vollständige Forderung berechnen und die beiden Wege danach ansehen, Inkasso und Gericht.

Er gibt wieder, was die genannten Vorschriften bestimmen. Er ist keine Rechtsberatung und sagt Ihnen nicht, welchen Weg Sie gehen sollten. Die Angaben beziehen sich auf deutsches Recht und, wo nichts anderes steht, auf Forderungen, an denen kein Verbraucher beteiligt ist.

Die Unterlagen zusammenstellen

Legen Sie alles zur Rechnung an einem Ort ab, bevor Sie etwas Förmliches schreiben:

• den unterschriebenen Vertrag oder das angenommene Angebot;
• die Rechnung mit Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum;
• den Nachweis der Leistung: Lieferschein, Abnahme oder die E-Mail, mit der Sie die Arbeit übersandt haben;
• die Nachrichten des Kunden zur Leistung;
• jede Mahnung, die Sie gesendet haben, mit Datum. Einen Zeitplan dafür enthält der Ratgeber zum Nachfassen bei einer unbezahlten Rechnung.

Lesen Sie die Unterlagen so, wie der Kunde sie lesen würde. Manchmal zeigt sich ein Einwand, den Sie nie beantwortet haben, und den finden Sie besser jetzt als später.

Dabei kann die Frage aufkommen, ob Sie für diesen Kunden weiterarbeiten müssen. Das hängt von Ihrem Vertrag und dem anwendbaren Recht ab und wird hier nicht behandelt. Lesen Sie den Vertrag, bevor Sie die Arbeit einstellen.

Das letzte Schreiben vor dem gerichtlichen Schritt

§ 286 BGB verlangt für die Mahnung keinen bestimmten Inhalt und keine bestimmte Form. Was in ein letztes Schreiben gehört, ist deshalb ein Vorschlag dieses Ratgebers, und er orientiert sich an dem, was der nächste Schritt ohnehin verlangt: Der Mahnantrag im gerichtlichen Mahnverfahren muss den Anspruch unter bestimmter Angabe der verlangten Leistung bezeichnen, und Haupt- und Nebenforderungen sind gesondert und einzeln zu bezeichnen (§ 690 Abs. 1 Nr. 3 ZPO).

Ein Schreiben, das dazu passt, enthält:

• Die Grundlage: Vertrag oder Auftrag, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
• Die Daten: Tag der Leistung, Fälligkeitsdatum und das Datum jeder bisherigen Mahnung.
• Die Aufstellung: Hauptforderung, Verzugszinsen und Pauschale, jeweils als eigener Posten.
• Die Frist: ein Kalenderdatum, bis zu dem Sie die Zahlung erwarten, und der Schritt, den Sie danach gehen.

Versenden Sie es auf einem Weg, der Ihnen einen Nachweis über den Tag des Zugangs lässt.

Die Aufstellung: Hauptforderung, Zinsen, Pauschale

Die Posten neben der Hauptforderung stehen in § 288 BGB.

• Verzugszinsen: Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen, mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (Abs. 1) und bei Entgeltforderungen aus Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, mit neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (Abs. 2).
• Pauschale: Ist der Schuldner kein Verbraucher, hat der Gläubiger einer Entgeltforderung bei Verzug außerdem Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro. Das gilt auch für Abschlagszahlungen und sonstige Ratenzahlungen (Abs. 5).
• Weiteres: Aus einem anderen Rechtsgrund kann der Gläubiger höhere Zinsen verlangen (Abs. 3), und die Geltendmachung eines weiteren Schadens ist nicht ausgeschlossen (Abs. 4).

Nehmen Sie die Rechnung 1043 aus dem Ratgeber zum Nachfassen: 2.400 Euro, Zahlungstag nach dem Kalender vereinbart auf den 14. September 2026, am 29. Oktober 2026 noch offen. Die Zinsen laufen seit dem 15. September 2026 45 Tage lang zu 10,52 % pro Jahr, also zum Basiszinssatz von 1,52 %, den die Deutsche Bundesbank seit dem 1. Juli 2026 ausweist, zuzüglich neun Prozentpunkten. Die Aufstellung an diesem Tag lautet:

Rechnung 1043: Hauptforderung 2.400,00 Euro. Verzugszinsen vom 15. September 2026 bis 29. Oktober 2026, 45 Tage zu 10,52 %: 31,13 Euro. Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB: 40,00 Euro. Gesamt: 2.471,13 Euro. Die Zinsen laufen bis zur Zahlung mit 0,69 Euro pro Tag weiter.

Der Rechner für Verzugszinsen ermittelt Zinsen und Pauschale für Ihre eigenen Daten. Wie der Basiszinssatz festgelegt wird und was in anderen Ländern gilt, erklärt der Ratgeber zu Verzugszinsen.

Vertraglich abbedingen lässt sich das nur begrenzt: Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Anspruch des Gläubigers einer Entgeltforderung auf Verzugszinsen ausschließt, ist unwirksam, außer wenn sich der Anspruch gegen einen Verbraucher richtet (§ 288 Abs. 6).

Inkasso oder Gericht

Läuft die Frist des Schreibens ohne Zahlung ab, bleiben zwei Wege. Dieser Ratgeber stellt keine Rangfolge auf. Er kann sagen, wie die Vorschriften die Kosten behandeln.

Ein Inkassounternehmen betreibt die Forderung für Sie und berechnet dafür ein Entgelt nach seinen eigenen Bedingungen. Lassen Sie sich diese Bedingungen schriftlich geben, bevor Sie die Unterlagen übergeben. Zu den Kosten sagt das Gesetz zweierlei: § 288 Abs. 4 BGB schließt einen weiteren Schaden nicht aus, und die Pauschale von 40 Euro ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist (Abs. 5 Satz 3). Artikel 6 Absatz 3 der Richtlinie 2011/7/EU gibt dem Gläubiger Anspruch auf angemessenen Ersatz der Beitreibungskosten, die den Pauschalbetrag überschreiten, und nennt als Beispiele die Beauftragung eines Rechtsanwalts oder eines Inkassounternehmens.

Das Gericht ist der andere Weg. Für Geldforderungen in Euro sieht die Zivilprozessordnung das gerichtliche Mahnverfahren vor; der Ratgeber zum Mahnwesen für kleine Unternehmen geht es Schritt für Schritt durch. Wie Fristen vor Gericht gezählt werden, behandelt der Ratgeber zu Arbeitstagen bei Gerichtseingängen.

Sich einigen, und vorbeugen

Ein Kunde, der nicht alles zahlen kann, bietet vielleicht einen Teilbetrag oder Raten an. Ob Sie das annehmen, ist Ihre kaufmännische Entscheidung. Nehmen Sie an, halten Sie Beträge und Termine schriftlich fest und lassen Sie beide Seiten bestätigen.

Vier Gewohnheiten für künftige Aufträge, die Sie übernehmen können: das Zahlungsziel vor Beginn schriftlich vereinbaren, wie es der Ratgeber zum Formulieren von Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung beschreibt; bei längeren Aufträgen eine Anzahlung oder Abschlagszahlungen vorsehen; einen Zahlungstag nach dem Kalender vereinbaren, für den § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB keine Mahnung verlangt; und die erste Erinnerung am Tag nach dem Fälligkeitsdatum senden.

Häufige Fragen

Was ist der erste Schritt, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Die Unterlagen an einem Ort zusammenstellen: Vertrag oder angenommenes Angebot, Rechnung, Leistungsnachweis, die Nachrichten des Kunden und jede gesendete Mahnung mit Datum. Jeder förmliche Schritt danach greift auf diese Unterlagen zurück.

Was gehört in das letzte Schreiben vor dem Mahnverfahren?

§ 286 BGB schreibt keinen Inhalt vor. Dieser Ratgeber schlägt vor, Grundlage, Daten, eine Aufstellung mit getrennten Posten und eine Frist mit Kalenderdatum zu nennen, weil der Mahnantrag nach § 690 Abs. 1 Nr. 3 ZPO Haupt- und Nebenforderungen gesondert und einzeln bezeichnen muss.

Welche Beträge kann ich neben der Rechnungssumme verlangen?

Nach § 288 BGB Verzugszinsen, bei Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, und gegenüber einem Schuldner, der kein Verbraucher ist, eine Pauschale von 40 Euro. Ein weiterer Schaden ist nach Abs. 4 nicht ausgeschlossen.

Wird die Pauschale von 40 Euro auf Inkasso- oder Anwaltskosten angerechnet?

Nach § 288 Abs. 5 Satz 3 BGB ist die Pauschale auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist.

Kann der Vertrag Verzugszinsen ausschließen?

Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Anspruch des Gläubigers einer Entgeltforderung auf Verzugszinsen ausschließt, ist nach § 288 Abs. 6 BGB unwirksam. Das gilt nicht, wenn sich der Anspruch gegen einen Verbraucher richtet.

Sollte ich eine Teilzahlung annehmen?

Das ist Ihre kaufmännische Entscheidung, und dieser Ratgeber rät dazu nichts. Nehmen Sie an, halten Sie Beträge und Termine schriftlich fest und lassen Sie beide Seiten bestätigen.