Cierres de nómina en fines de semana y festivos

La nómina corre sobre un calendario bancario estricto. Los pagos ACH no liquidan en fin de semana ni en los festivos que observan los Federal Reserve Banks, y en un día bancario solo liquidan a las horas que fija el calendario del operador ACH. Aquí tiene cómo encajan las piezas en movimiento.

El día bancario ACH

Nacha redacta las reglas de la red ACH, pero no procesa los pagos. Hay dos operadores ACH: la Reserva Federal, con su servicio FedACH, y The Clearing House. Según el propio resumen de Nacha, los pagos liquidan cuando el servicio de liquidación de la Reserva Federal está abierto, y ese servicio cierra en festivos federales y fines de semana.

Los Federal Reserve Banks publican su calendario de festivos, que recoge 11 festivos. Dos reglas mueven el día observado. Cuando un festivo cae en domingo, los Banks cierran el lunes siguiente. Cuando cae en sábado, los Federal Reserve Banks abren el viernes anterior, aunque para la mayoría de los empleados federales ese viernes sea su festivo, así que ACH liquida ese viernes como cualquier otro día bancario.

Cuando usted origina un crédito ACH (un depósito de nómina, por ejemplo), el archivo pasa por la institución originadora (ODFI), el operador ACH y luego la institución receptora (RDFI). La fecha de liquidación es el día bancario en que los fondos se mueven entre la ODFI y la RDFI. En el calendario de procesamiento de FedACH (vigente desde el 12 de septiembre de 2022), los archivos fechados para un día bancario futuro liquidan a las 8:30 AM ET de ese día, y el último plazo de transmisión que figura para ellos es las 2:15 AM ET. Su banco fija su propio plazo para aceptar su archivo, y esa es la hora que debe cumplir su calendario de nómina.

Same Day ACH permite que los créditos liquiden el mismo día bancario en que se envían. Nacha lo introdujo en tres fases, vigentes el 23 de septiembre de 2016, el 15 de septiembre de 2017 y el 16 de marzo de 2018, y una regla posterior añadió una tercera ventana para el mismo día desde el 19 de marzo de 2021. Los plazos de transmisión para el mismo día en FedACH son las 10:30 AM, 2:45 PM y 4:45 PM ET, con liquidación a la 1:00 PM, 5:00 PM y 6:00 PM ET respectivamente. En los escenarios de ejemplo de la Reserva Federal, una entrada para el mismo día debe ser de 1.000.000 de dólares o menos, y una entrada mayor liquida a las 8:30 AM ET del siguiente día hábil.

La pregunta de pagar antes o después

Cuando el día de pago cae en un festivo de la Reserva Federal o en fin de semana, tiene dos opciones: pagar antes o pagar después. Nacha describe el pago anticipado como la práctica habitual del sector: los días de pago que caerían en fin de semana o festivo se pagan el viernes anterior.

Pagar antes significa originar el archivo ACH un día bancario antes para que los fondos liquiden el día bancario previo al festivo. Si su día de pago habitual del viernes cae en un festivo de la Fed, como ocurre con Juneteenth el viernes 19 de junio de 2026, el archivo debería liquidar el jueves y los fondos estar en las cuentas de los empleados ese mismo jueves.

Pagar después significa originar el archivo como siempre y aceptar que los fondos no llegarán hasta el siguiente día bancario tras el festivo. Los empleados ven sus depósitos directos un día tarde, algo que importa a quien ha ajustado el alquiler, la hipoteca o un recibo a la fecha habitual.

La ley salarial estatal puede quitarle la elección. La Sección 204(a) del California Labor Code exige que el trabajo realizado entre el día 1 y el 15 de un mes se pague entre el 16 y el 26 de ese mismo mes. La oficina del Labor Commissioner de California indica que, cuando un día de pago regular cae en festivo y el empleador cierra ese día, puede pagar el siguiente día hábil; la respuesta no enumera los días que cuenta como festivos. La Sección 204(d) añade que una nómina semanal, bisemanal o quincenal cumple la sección cuando los salarios se pagan no más de siete días naturales después del cierre del periodo de nómina. Pagar antes queda dentro de cada uno de esos límites.

El calendario de cortes bisemanal

La nómina bisemanal corre cada 14 días. Tome un calendario en el que el periodo de pago cierra en domingo, las horas y los ajustes vencen el lunes, el procesamiento se hace martes y miércoles, el archivo ACH se envía al banco el miércoles o el jueves y el día de pago es el viernes.

Cuando un festivo de la Reserva Federal cae dentro de esa ventana de procesamiento, todos los pasos se desplazan. Un festivo en miércoles comprime el procesamiento al martes y al jueves. Un festivo en viernes (el día de pago) exige o bien pagar el jueves (pagar antes) o el lunes (pagar después). Anotar las fechas ajustadas en un calendario de nómina al inicio del año, festivo por festivo, quita las dudas de cada ciclo afectado.

Quincenal frente a bisemanal: la matemática es distinta

La nómina quincenal (semimonthly) corre dos veces al mes, por ejemplo el 15 y el último día. Nóminas al año: 24. La bisemanal (biweekly) corre cada 14 días. Nóminas al año: 26 en la mayoría de los años, 27 en algunos.

Para empleados asalariados, el cálculo por nómina difiere:

• Quincenal: salario anual dividido entre 24.
• Bisemanal: salario anual dividido entre 26 (o 27 en un año de 27 nóminas).

El año de 27 nóminas es el dolor de cabeza operativo de la paga bisemanal. Veintiséis días de pago bisemanales cubren 364 días, así que el día de pago se adelanta un día en el calendario cada año (dos tras un 29 de febrero) hasta que un año contiene 27. En cualquier calendario bisemanal fijo, esos años de 27 nóminas llegan con 11 o 12 años de separación. Hay dos formas de gestionarlo: (a) reducir ligeramente la paga por nómina a lo largo de las 27 nóminas para que la compensación total se mantenga, o (b) mantener la paga por nómina constante y tratar la 27.ª nómina como paga adicional.

Si su software de nómina calcula la paga por nómina a partir de un salario anual almacenado, necesita saber cuál de las dos opciones eligió usted. Si usa una tasa por nómina almacenada, la 27.ª nómina tiene el mismo importe que cualquier otra, y la paga anual total resulta mayor que el salario declarado. En ambos casos, explique a los empleados con antelación qué hará la 27.ª nómina.

Aglomeraciones de festivos que comprimen la nómina

Hay dos periodos al año que merecen atención especial.

Finales de diciembre y Año Nuevo: Navidad (Christmas Day) y Año Nuevo (New Year's Day) son festivos de la Reserva Federal separados exactamente por una semana, así que un día de pago bisemanal o quincenal en ese tramo a menudo queda junto a uno de ellos. Aquí importa la regla del sábado. La Navidad de 2027 y el Año Nuevo de 2028 caen ambos en sábado, y los Federal Reserve Banks abren el viernes 24 de diciembre y el viernes 31 de diciembre de 2027.

Finales de noviembre (Acción de Gracias): el jueves de Acción de Gracias es festivo de la Reserva Federal y el viernes siguiente no lo es, así que ACH liquida ese viernes como cualquier día bancario. Un archivo enviado el miércoles para liquidación el viernes liquida, por tanto, el siguiente día bancario; si su banco o su proveedor de nómina pide más antelación esa semana, envíelo el martes.

Para la matemática exacta dentro de una semana, use la calculadora Sumar días hábiles con el conjunto de festivos de EE. UU. seleccionado. Ese conjunto sigue el calendario de los empleados federales, así que cuenta como festivo el viernes anterior a un festivo en sábado, aunque los Federal Reserve Banks abren ese día. Para ver cuántos días hábiles tiene un mes dado, vea Días hábiles en un mes.

Reglas de tiempos por estado

La ley federal vincula el pago al día de pago del propio empleador: según la guía del Departamento de Trabajo sobre la Fair Labor Standards Act, los salarios vencen en el día de pago regular del periodo correspondiente. Varios estados van más allá:

• California Labor Code 204(a): el trabajo realizado entre el día 1 y el 15 se paga entre el 16 y el 26 del mismo mes; el realizado entre el 16 y el último día del mes, entre el 1 y el 10 del mes siguiente.
• New York Labor Law 191: los trabajadores manuales deben cobrar cada semana, a más tardar siete días naturales después del fin de la semana en que se devengó el salario; un empleador sin ánimo de lucro, o uno autorizado por el Commissioner of Labor, puede pagarles dos veces al mes. El personal administrativo y otros, al menos dos veces al mes, en días de pago regulares fijados de antemano.
• Texas Labor Code Section 61.011: los empleados exentos de las horas extra del FLSA deben cobrar al menos una vez al mes; los demás, al menos dos veces al mes, con periodos de pago de duración lo más igual posible.

Cuando un festivo de la Fed cae dentro de la ventana legal, pagar antes mantiene la fecha del depósito dentro del límite legal.

Transferencias wire como respaldo

Cuando el calendario ACH no funciona (una corrección crítica, un finiquito puntual, una bonificación ejecutiva de urgencia), las transferencias wire son el respaldo. El Fedwire Funds Service de la Reserva Federal procesa transferencias de clientes (customer transfers) hasta las 6:45 PM ET; el corte de las 5:00 PM ET del mismo horario es para pagos de impuestos y cuentas especiales (special accounts). El corte de su propio banco puede ser anterior: Wells Fargo, por ejemplo, publica las 3:00 PM PT (6:00 PM ET) como corte para que una transferencia digital nacional se procese el mismo día. Fedwire sigue el mismo calendario de festivos que ACH, y también abre el viernes anterior a un festivo en sábado. Para más sobre cortes wire, vea la guía de horarios de cierre de transferencias. Si a quien paga no es un empleado sino un profesional independiente en otro país, la guía sobre contratar profesionales independientes en el extranjero muestra cómo se mueve una fecha de pago cuando cuentan los festivos de ambos países.

Preguntas frecuentes

¿Debo correr la nómina antes o después cuando el día de pago cae en un festivo de la Reserva Federal?

Antes. Los pagos ACH solo liquidan cuando el servicio de liquidación de la Reserva Federal está abierto, y cierra en festivos federales y fines de semana. Nacha describe el pago el viernes anterior como la práctica habitual del sector. Si su día de pago habitual cae en festivo de la Fed (por ejemplo, Juneteenth un viernes), liquide el archivo ACH el día bancario anterior para que los fondos lleguen a tiempo a las cuentas de los empleados. Correrla después retrasa el depósito al menos un día bancario.

¿Cuáles son los plazos ACH para liquidación al día siguiente y el mismo día?

En el calendario de FedACH, los archivos para el mismo día tienen plazos de transmisión a las 10:30 AM, 2:45 PM y 4:45 PM ET, con liquidación a la 1:00 PM, 5:00 PM y 6:00 PM ET. Los archivos fechados para un día bancario futuro liquidan a las 8:30 AM ET de ese día, con un último plazo de transmisión a las 2:15 AM ET. Esos son los plazos del operador; su banco fija los suyos, y son los que debe cumplir su archivo de nómina.

¿Por qué algunos años tienen 27 nóminas bisemanales en vez de 26?

La paga bisemanal produce 26 nóminas por ciclo de 364 días, pero el calendario tiene 365 o 366 días. Por eso el día de pago se adelanta un día cada año, dos tras un 29 de febrero, y en cualquier calendario bisemanal fijo llega un año con 27 días de pago cada 11 o 12 años. Esto afecta a los empleados asalariados cuyo salario anual se divide entre 26; el año de 27 nóminas exige un importe menor por nómina o una nómina adicional por encima del salario declarado.

¿El FLSA exige pago en un día concreto de la semana?

No. La Fair Labor Standards Act vincula el pago al día de pago del propio empleador: según la guía del Departamento de Trabajo, los salarios exigidos por el FLSA vencen en el día de pago regular del periodo correspondiente. Las leyes estatales son más estrictas: la Sección 204 del California Labor Code exige pago al menos dos veces al mes en fechas fijas, y la Sección 191 del New York Labor Law exige que los trabajadores manuales cobren cada semana (los empleadores sin ánimo de lucro y los autorizados por el Commissioner of Labor pueden pagar dos veces al mes), a más tardar siete días naturales después del fin de la semana en que se devengó el salario.

Fuentes