Wie Stichtage in der Lohnabrechnung mit Wochenenden und Feiertagen umgehen

Die Lohnabrechnung läuft nach einem strengen Bankenkalender. Feiertage der Federal Reserve schließen die ACH-Abwicklung, Wochenenden sind keine Banktage, und der Unterschied zwischen einem Cut-off um 17:00 Uhr ET und einer Einreichung um 17:01 Uhr kann bei Tausenden von Beschäftigten einen Tag Verzögerung beim Geldeingang bedeuten. So greifen die Räder ineinander.

Der NACHA-Banktag

NACHA (die Electronic Payments Association) betreibt das ACH-Netzwerk. ACH-Transaktionen werden an Banktagen abgewickelt, also an Tagen, an denen die Federal Reserve geöffnet ist. Die Fed beachtet die 11 Bundesfeiertage gemäß 5 USC 6103 und schließt zusätzlich für interne Wartungsfenster.

Wenn Sie eine ACH-Gutschrift initiieren (etwa eine Lohnüberweisung), läuft die Datei durch das einleitende Kreditinstitut (ODFI), den ACH-Operator und schließlich das empfangende Institut (RDFI). Das Settlement-Datum ist der Banktag, an dem die Mittel zwischen ODFI und RDFI fließen. Standard-ACH-Gutschriften, die vor dem Cut-off um 17:00 Uhr ET eingereicht werden, werden am folgenden Banktag abgewickelt.

Same Day ACH, in drei Phasen zwischen 2016 und 2021 eingeführt, ermöglicht eine taggleiche Abwicklung bei Einreichung in einem von drei Fenstern: 10:30 Uhr ET, 14:45 Uhr ET und 16:45 Uhr ET. Das 16:45-Uhr-Fenster wird um 17:00 Uhr ET abgerechnet. Same Day ACH ist pro Transaktion teurer als der Standard, deshalb nutzen die meisten Payroll-Anbieter es nur für außerplanmäßige Zahlungen und Korrekturen.

Die Frage: früher oder später zahlen

Wenn der Zahltag auf einen Fed-Feiertag oder ein Wochenende fällt, gibt es zwei Optionen: früher zahlen oder später zahlen. Richtig ist fast immer: früher zahlen.

Früher zahlen heißt, die ACH-Datei einen Banktag vor dem üblichen Cut-off einzureichen, damit die Mittel am Banktag vor dem Feiertag verbucht werden. Liegt der reguläre Freitags-Zahltag auf Good Friday (ein Fed-Feiertag), sollte die Datei am Donnerstag abrechnen und der Geldeingang am Donnerstag auf den Konten stehen. Die meisten Payroll-Anbieter erledigen das automatisch.

Später zahlen heißt, die Datei wie üblich einzureichen und zu akzeptieren, dass die Mittel erst am nächsten Banktag nach dem Feiertag ankommen. Beschäftigte sehen ihre Gutschrift einen Tag später. Operativ einfacher für das Lohnbüro, aber realer Reibungspunkt mit Beschäftigten, die ihre Miete, Kreditrate und Daueraufträge auf exakte Zahltage planen.

Eine Ausnahme bilden Arbeitsverträge oder einzelstaatliche Lohnvorschriften, die ein bestimmtes Zahlungsdatum vorgeben. California Labor Code Section 207 verlangt, dass Löhne für die erste Monatshälfte spätestens bis zum 26. desselben Monats gezahlt werden. Fällt der 26. auf einen Samstag und Sie zahlen erst am Montag (28.), verletzen Sie das Gesetz formal. In Kalifornien also früher zahlen.

Der Stichtagskalender bei zweiwöchentlicher Abrechnung

Zweiwöchentliche Lohnabrechnung läuft im 14-Tage-Takt. Der Stichtag für Stunden und Korrekturen ist meist der Montag nach Periodenende, der Zahltag der Freitag. Ein Abrechnungszeitraum, der am Sonntag endet, hat Stichtag Montag, Verarbeitung Dienstag und Mittwoch, ACH-Datei Mittwoch oder Donnerstag, Zahltag Freitag.

Fällt ein Fed-Feiertag mitten in dieses Fenster, verschiebt sich jeder Schritt. Ein Feiertag am Mittwoch presst die Verarbeitung in Dienstag und Donnerstag. Ein Feiertag am Freitag (dem Zahltag selbst) erzwingt entweder Donnerstagszahlung (vorgezogen) oder Montagszahlung (verspätet). Große Arbeitgeber veröffentlichen zu Jahresbeginn einen Lohnkalender mit den tatsächlichen Zahltagen und angepassten Stichtagen für die Feiertage des Jahres.

Halbmonatlich oder zweiwöchentlich: zwei verschiedene Rechnungen

Halbmonatlich heißt zwei Zahltermine pro Monat, typischerweise der 15. und der Monatsletzte. Jahreszahltage: 24. Zweiwöchentlich heißt alle 14 Tage. Jahreszahltage: meistens 26, manchmal 27.

Für Festangestellte ergibt sich pro Zahltag eine andere Bezugsgröße:

• Halbmonatlich: Jahresgehalt geteilt durch 24.
• Zweiwöchentlich: Jahresgehalt geteilt durch 26 (oder durch 27 in einem 27-Zahltage-Jahr).

Das 27-Zahltage-Jahr ist das operative Kopfzerbrechen der zweiwöchentlichen Abrechnung. Es tritt etwa alle elf Jahre auf, wenn der Kalender 27 Freitags-Zahltage enthält (oder eben den jeweiligen Wochentag, an dem Sie zahlen). Arbeitgeber lösen das auf zwei Wegen: (a) den Pro-Zahltag-Betrag über alle 27 Schecks leicht senken, damit die Gesamtvergütung gleich bleibt, oder (b) den Pro-Zahltag-Betrag konstant halten und den 27. Scheck als kleinen Bonus behandeln. (b) ist verbreiteter, weil Beschäftigte nicht gern eine niedrigere Pro-Zahltag-Summe sehen.

Berechnet Ihre Lohnsoftware den Pro-Zahltag-Betrag aus einem hinterlegten Jahresgehalt, läuft der 27. Zahltag automatisch und der Beschäftigte erhält einen "Bonus". Verwendet die Software einen hinterlegten Pro-Zahltag-Satz, läuft der 27. Zahltag ebenfalls, aber zum gleichen Eurobetrag wie alle anderen Schecks; die Jahresvergütung liegt dann über dem ausgewiesenen Jahresgehalt. Beide Wege sind rechtlich zulässig, beide gehören gegenüber Beschäftigten klar kommuniziert.

Feiertagsbündel, die die Abrechnung stauchen

Zwei Phasen pro Jahr verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Späte Dezember-Wochen bis Neujahr: Christmas Day, oft plus Ersatztag, plus der Tag davor oder danach, falls eingeräumt, plus New Year's Day, können vier Banktagsschließungen in zehn Tage packen. Lohnläufe in diesem Fenster brauchen häufig eine ACH-Einreichung vier Banktage im Voraus, um den Zahltag zu treffen.

Späte November-Woche (Thanksgiving): Schließungen am Donnerstag und Freitag (Thanksgiving plus der Tag danach) sind nicht durchgängig Fed-Feiertage (der Day after Thanksgiving ist kein bundesweiter Feiertag), aber viele Arbeitgeber schließen trotzdem. Eine Mittwochnachmittag eingereichte ACH-Datei für Freitag-Settlement ist normal, doch wenn Ihr Anbieter in der Thanksgiving-Woche dünn besetzt ist, überlegen Sie eine Dienstags-Einreichung für Freitag-Settlement.

Die exakte Tageszählung innerhalb derselben Woche erledigen Sie mit dem Arbeitstag-Rechner und ausgewähltem US-Feiertagsset. Wie viele Arbeitstage ein Monat hat, lesen Sie im Ratgeber Arbeitstage pro Monat.

Einzelstaatliche Zeitvorgaben

Mehrere US-Bundesstaaten kennen strengere Zeitvorgaben als der FLSA:

• California Labor Code 204: Löhne für Arbeit zwischen dem 1. und 15. müssen bis zum 26. gezahlt sein; Löhne für den 16. bis Monatsende bis zum 10. des Folgemonats.
• New York Labor Law 191: Manuelle Beschäftigte sind wöchentlich zu zahlen, innerhalb von sieben Kalendertagen nach Ende der Arbeitswoche. Büroangestellte und andere mindestens halbmonatlich.
• Massachusetts G.L. c. 149 § 148: Beschäftigte sind bei wöchentlicher oder zweiwöchentlicher Abrechnung innerhalb von sechs Tagen nach Ende der Lohnperiode zu zahlen.
• Texas Labor Code Section 61.011: Befreite Beschäftigte dürfen monatlich gezahlt werden, nicht-befreite mindestens halbmonatlich mit höchstens 16 Tagen zwischen den Zahltagen.

Liegt ein Fed-Feiertag im gesetzlichen Fenster, ist Vorabzahlung der sichere Weg, damit das Eingangsdatum innerhalb der Frist bleibt. Spätere Zahlung birgt das Risiko einer Lohnklage, auch wenn die Verzögerung unbeabsichtigt war.

Überweisung als Notfall-Backup

Wenn ACH-Timing nicht passt (kritische Korrektur, einmalige Endabrechnung bei Kündigung, dringender Vorstandsbonus), ist die klassische Überweisung der Backup. Wires laufen taggleich, wenn sie vor dem Wire-Cut-off der Bank eingereicht werden, üblicherweise 17:00 Uhr ET für Fedwire und früher bei einzelnen Banken. Details zu Cut-off-Zeiten der großen Banken finden Sie im Ratgeber Cut-off-Zeiten für Überweisungen nach Bank.

FAQ

Sollte ich die Lohnabrechnung früher oder später laufen lassen, wenn der Zahltag auf einen Fed-Feiertag fällt?

Früher. NACHA verlangt, dass ACH-Gutschriften an einem Banktag abgewickelt werden, also einem Tag, an dem die Federal Reserve geöffnet ist. Liegt Ihr regulärer Zahltag auf einem Fed-Feiertag (zum Beispiel Juneteenth an einem Freitag), wickeln Sie die ACH-Datei am Vor-Banktag ab, damit die Mittel zum richtigen Datum auf den Konten stehen. Spätere Abwicklung verzögert den Eingang um mindestens einen Banktag und sorgt für Beschwerden.

Wie ist das NACHA-Settlement-Fenster für Next-Day-ACH?

Same Day ACH kennt drei Einreichungsfenster (10:30, 14:45 und 16:45 Uhr ET) mit taggleicher Abrechnung. Standard-Next-Day-ACH-Gutschriften, die bis zum Cut-off (typischerweise 17:00 Uhr ET) eingereicht werden, werden am nächsten Banktag abgewickelt. Aus Kostengründen nutzen die meisten Payroll-Anbieter Next-Day-ACH, was heißt: Die Datei muss mindestens einen Banktag vor dem geplanten Zahltag rausgehen.

Warum haben manche Jahre 27 zweiwöchentliche Zahltage statt 26?

Zweiwöchentliche Zahlung ergibt 26 Zahltage pro 364-Tage-Zyklus, der Kalender hat aber 365 oder 366 Tage. Etwa alle elf Jahre, je nach Wochentag des 1. Januar und Schaltjahresfolge, enthält das Kalenderjahr 27 zweiwöchentliche Zahltage. Für Festangestellte mit Jahresgehalt geteilt durch 26 in normalen Jahren wirft das 27-Zahltage-Jahr entweder eine einmalige Reduzierung pro Scheck oder einen einmaligen Bonus auf, damit die Jahresvergütung stimmt.

Schreibt der FLSA einen bestimmten Wochentag für die Zahlung vor?

Nein. Der Fair Labor Standards Act verlangt regelmäßige Zahltage in gleichen Abständen (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich), legt aber keinen Wochentag fest. Einzelstaatliche Gesetze sind strenger: California Labor Code Section 204 schreibt halbmonatliche Zahlung mit präziser Beziehung zwischen Stichtag und Zahltermin vor. New York Labor Law Section 191 verlangt für manuelle Beschäftigte wöchentliche Zahlung innerhalb von sieben Tagen nach Periodenende.