Lohnabrechnung: Stichtage an Wochenenden und Feiertagen

Die Lohnabrechnung läuft nach einem strengen Bankenkalender. ACH-Zahlungen werden weder an Wochenenden noch an den Feiertagen der Federal Reserve Banks abgewickelt, und an einem Banktag nur zu den Zeiten, die der Zeitplan des ACH-Operators festlegt. So greifen die Räder ineinander.

Der ACH-Banktag

Nacha schreibt die Regeln für das ACH-Netz, verarbeitet die Zahlungen aber nicht selbst. Es gibt zwei ACH-Operatoren: die Federal Reserve mit ihrem Dienst FedACH und The Clearing House. Nach Nachas eigener Darstellung werden Zahlungen abgewickelt, wenn der Settlement-Service der Federal Reserve geöffnet ist, und dieser ist an Bundesfeiertagen und Wochenenden geschlossen.

Die Federal Reserve Banks veröffentlichen ihren Feiertagskalender, und er nennt 11 Feiertage. Zwei Regeln verschieben den begangenen Tag. Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, schließen die Banks am folgenden Montag. Fällt ein Feiertag auf einen Samstag, bleiben die Federal Reserve Banks am Freitag davor geöffnet, obwohl dieser Freitag für die meisten Bundesbediensteten als ihr Feiertag gilt; ACH wird an diesem Freitag also wie an jedem anderen Banktag abgewickelt.

Wenn Sie eine ACH-Gutschrift initiieren (etwa eine Lohnüberweisung), läuft die Datei durch das einleitende Kreditinstitut (ODFI), den ACH-Operator und schließlich das empfangende Institut (RDFI). Das Settlement-Datum ist der Banktag, an dem die Mittel zwischen ODFI und RDFI fließen. Im FedACH-Zeitplan (gültig seit dem 12. September 2022) werden Dateien mit einem künftigen Banktag als Datum an diesem Tag um 8:30 Uhr ET abgerechnet, und die letzte für sie aufgeführte Einlieferungsfrist ist 2:15 Uhr ET. Ihre Bank legt eine eigene Frist für die Annahme Ihrer Datei fest, und diese Uhrzeit muss Ihr Lohnkalender einhalten.

Same Day ACH ermöglicht die Abwicklung am selben Banktag. Nacha führte es in drei Phasen ein, wirksam am 23. September 2016, 15. September 2017 und 16. März 2018; eine spätere Regel fügte ab dem 19. März 2021 ein drittes taggleiches Fenster hinzu. Die taggleichen Einlieferungsfristen bei FedACH sind 10:30, 14:45 und 16:45 Uhr ET, mit Abrechnung um 13:00, 17:00 und 18:00 Uhr ET. In den Beispielszenarien der Federal Reserve darf ein taggleicher Eintrag höchstens 1.000.000 US-Dollar betragen; ein größerer Eintrag wird am nächsten Banktag um 8:30 Uhr ET abgerechnet.

Die Frage: früher oder später zahlen

Wenn der Zahltag auf einen Fed-Feiertag oder ein Wochenende fällt, gibt es zwei Optionen: früher zahlen oder später zahlen. Nacha beschreibt die frühere Zahlung als übliche Branchenpraxis: Zahltage, die sonst auf ein Wochenende oder einen Feiertag fielen, werden am vorhergehenden Freitag gezahlt.

Früher zahlen heißt, die ACH-Datei einen Banktag früher einzureichen, damit die Mittel am Banktag vor dem Feiertag verbucht werden. Liegt der reguläre Freitags-Zahltag auf einem Fed-Feiertag, wie 2026 bei Juneteenth am Freitag, dem 19. Juni, sollte die Datei am Donnerstag abrechnen und der Geldeingang am Donnerstag auf den Konten stehen.

Später zahlen heißt, die Datei wie üblich einzureichen und zu akzeptieren, dass die Mittel erst am nächsten Banktag nach dem Feiertag ankommen. Beschäftigte sehen ihre Gutschrift einen Tag später, was für jeden zählt, der Miete, Kreditrate oder eine Rechnung auf das übliche Datum abgestimmt hat.

Einzelstaatliches Lohnrecht kann Ihnen die Wahl abnehmen. California Labor Code Section 204(a) verlangt, dass Arbeit vom 1. bis 15. eines Monats zwischen dem 16. und dem 26. desselben Monats bezahlt wird. Das kalifornische Labor Commissioner's Office erklärt: Fällt ein regulärer Zahltag auf einen Feiertag und schließt der Arbeitgeber an diesem Tag, darf er am nächsten Arbeitstag zahlen; welche Tage sie als Feiertage zählt, führt die Antwort nicht auf. Section 204(d) ergänzt, dass eine wöchentliche, zweiwöchentliche oder halbmonatliche Lohnabrechnung die Vorschrift erfüllt, wenn der Lohn höchstens sieben Kalendertage nach dem Ende der Abrechnungsperiode gezahlt wird. Wer früher zahlt, bleibt innerhalb jeder dieser Grenzen.

Der Stichtagskalender bei zweiwöchentlicher Abrechnung

Zweiwöchentliche Lohnabrechnung läuft im 14-Tage-Takt. Nehmen Sie einen Zeitplan, bei dem die Abrechnungsperiode am Sonntag endet, Stunden und Korrekturen am Montag fällig sind, die Verarbeitung Dienstag und Mittwoch läuft, die ACH-Datei Mittwoch oder Donnerstag an die Bank geht und Freitag Zahltag ist.

Fällt ein Fed-Feiertag in dieses Verarbeitungsfenster, verschiebt sich jeder Schritt. Ein Feiertag am Mittwoch presst die Verarbeitung in Dienstag und Donnerstag. Ein Feiertag am Freitag (dem Zahltag selbst) erzwingt entweder Donnerstagszahlung (vorgezogen) oder Montagszahlung (verspätet). Wer die angepassten Termine zu Jahresbeginn Feiertag für Feiertag in einen Lohnkalender schreibt, nimmt jedem betroffenen Lauf das Rätselraten.

Halbmonatlich oder zweiwöchentlich: zwei verschiedene Rechnungen

Halbmonatlich heißt zwei Zahltermine pro Monat, zum Beispiel der 15. und der Monatsletzte. Jahreszahltage: 24. Zweiwöchentlich heißt alle 14 Tage. Jahreszahltage: meistens 26, manchmal 27.

Für Festangestellte ergibt sich pro Zahltag eine andere Bezugsgröße:

• Halbmonatlich: Jahresgehalt geteilt durch 24.
• Zweiwöchentlich: Jahresgehalt geteilt durch 26 (oder durch 27 in einem 27-Zahltage-Jahr).

Das 27-Zahltage-Jahr ist das operative Kopfzerbrechen der zweiwöchentlichen Abrechnung. Sechsundzwanzig zweiwöchentliche Zahltage decken 364 Tage ab, also rückt der Zahltag im Kalender jedes Jahr einen Tag nach vorn (nach einem Schalttag zwei), bis ein Jahr 27 davon enthält. Bei jedem festen zweiwöchentlichen Zeitplan liegen diese 27-Zahltage-Jahre 11 oder 12 Jahre auseinander. Es gibt zwei Wege, damit umzugehen: (a) den Betrag pro Zahltag über alle 27 Zahlungen leicht senken, damit die Gesamtvergütung gleich bleibt, oder (b) den Betrag pro Zahltag konstant halten und die 27. Zahlung als zusätzliche Vergütung behandeln.

Berechnet Ihre Lohnsoftware den Betrag pro Zahltag aus einem hinterlegten Jahresgehalt, muss sie wissen, welchen der beiden Wege Sie gewählt haben. Verwendet sie einen hinterlegten Satz pro Zahltag, hat die 27. Zahlung denselben Betrag wie alle anderen, und die Jahresvergütung liegt über dem ausgewiesenen Jahresgehalt. In beiden Fällen sollten Beschäftigte vorab erfahren, was die 27. Zahlung bewirkt.

Feiertagsbündel, die die Abrechnung stauchen

Zwei Phasen pro Jahr verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Späte Dezember-Wochen bis Neujahr: Christmas Day und New Year's Day sind beide Feiertage der Federal Reserve, genau eine Woche auseinander, sodass ein zweiwöchentlicher oder halbmonatlicher Zahltag in dieser Zeit oft neben einem davon liegt. Hier zählt die Samstagsregel. Christmas Day 2027 und New Year's Day 2028 fallen beide auf einen Samstag, und die Federal Reserve Banks sind am Freitag, dem 24. Dezember, und am Freitag, dem 31. Dezember 2027, geöffnet.

Späte November-Woche (Thanksgiving): Thanksgiving am Donnerstag ist ein Feiertag der Federal Reserve, der Freitag danach nicht; ACH wickelt an diesem Freitag ab wie an jedem Banktag. Eine am Mittwoch eingereichte Datei für Freitag-Settlement wird also am nächsten Banktag abgerechnet; verlangt Ihre Bank oder Ihr Lohnanbieter in dieser Woche mehr Vorlauf, reichen Sie am Dienstag ein.

Die exakte Tageszählung innerhalb derselben Woche erledigen Sie mit dem Arbeitstag-Rechner und ausgewähltem US-Feiertagsset. Dieses Set folgt dem Kalender der Bundesbediensteten und zählt deshalb den Freitag vor einem Samstagsfeiertag als Feiertag, obwohl die Federal Reserve Banks an diesem Tag geöffnet sind. Wie viele Arbeitstage ein Monat hat, lesen Sie im Ratgeber Arbeitstage pro Monat.

Einzelstaatliche Zeitvorgaben

Das Bundesrecht knüpft die Zahlung an den Zahltag des Arbeitgebers: Nach der Darstellung des US-Arbeitsministeriums zum Fair Labor Standards Act sind Löhne am regulären Zahltag für die jeweilige Abrechnungsperiode fällig. Mehrere Bundesstaaten gehen weiter:

• California Labor Code 204(a): Arbeit vom 1. bis 15. wird zwischen dem 16. und dem 26. desselben Monats bezahlt, Arbeit vom 16. bis zum Monatsletzten zwischen dem 1. und dem 10. des Folgemonats.
• New York Labor Law 191: Manuelle Beschäftigte sind wöchentlich zu zahlen, spätestens sieben Kalendertage nach Ende der Woche, in der der Lohn verdient wurde; gemeinnützige Arbeitgeber und solche mit Genehmigung des Commissioner of Labor dürfen sie halbmonatlich zahlen. Büroangestellte und andere mindestens halbmonatlich, an vorab festgelegten regulären Zahltagen.
• Texas Labor Code Section 61.011: Von den FLSA-Überstundenregeln befreite Beschäftigte sind mindestens einmal im Monat zu zahlen, alle anderen mindestens zweimal im Monat, wobei die Abrechnungsperioden möglichst gleich lang sein müssen.

Liegt ein Fed-Feiertag im gesetzlichen Fenster, bleibt das Eingangsdatum mit einer vorgezogenen Zahlung innerhalb der gesetzlichen Frist.

Überweisung als Notfall-Backup

Wenn ACH-Timing nicht passt (kritische Korrektur, einmalige Endabrechnung bei Kündigung, dringender Vorstandsbonus), ist die klassische Überweisung der Backup. Der Fedwire Funds Service der Federal Reserve verarbeitet Kundenüberweisungen (Customer Transfers) bis 18:45 Uhr ET; der Annahmeschluss um 17:00 Uhr ET im selben Zeitplan gilt für Steuerzahlungen und Sonderkonten (Special Accounts). Der Cut-off Ihrer eigenen Bank kann früher liegen: Wells Fargo etwa nennt 15:00 Uhr PT (18:00 Uhr ET) als Annahmeschluss, bis zu dem eine inländische digitale Überweisung noch am selben Tag bearbeitet wird. Fedwire folgt demselben Feiertagskalender wie ACH und ist ebenfalls am Freitag vor einem Samstagsfeiertag geöffnet. Mehr zu Überweisungs-Cut-offs finden Sie im Ratgeber Cut-off-Zeiten für Überweisungen nach Bank. Zahlen Sie keinen Angestellten, sondern einen Freelancer in einem anderen Land, zeigt der Leitfaden Freelancer im Ausland beauftragen, wie sich ein Zahlungstermin verschiebt, wenn die Feiertage beider Länder zählen.

FAQ

Sollte ich die Lohnabrechnung früher oder später laufen lassen, wenn der Zahltag auf einen Fed-Feiertag fällt?

Früher. ACH-Zahlungen werden nur abgewickelt, wenn der Settlement-Service der Federal Reserve geöffnet ist, und dieser ist an Bundesfeiertagen und Wochenenden geschlossen. Nacha beschreibt die Zahlung am vorhergehenden Freitag als übliche Branchenpraxis. Liegt Ihr regulärer Zahltag auf einem Fed-Feiertag (zum Beispiel Juneteenth an einem Freitag), wickeln Sie die ACH-Datei am Vor-Banktag ab, damit die Mittel rechtzeitig auf den Konten stehen. Spätere Abwicklung verzögert den Eingang um mindestens einen Banktag.

Welche ACH-Fristen gelten für Abwicklung am nächsten Tag und am selben Tag?

Im FedACH-Zeitplan haben taggleiche Dateien Einlieferungsfristen um 10:30, 14:45 und 16:45 Uhr ET mit Abrechnung um 13:00, 17:00 und 18:00 Uhr ET. Dateien mit einem künftigen Banktag als Datum werden an diesem Tag um 8:30 Uhr ET abgerechnet, mit einer spätesten Einlieferungsfrist um 2:15 Uhr ET. Das sind die Fristen des Operators; Ihre Bank setzt eigene, und die muss Ihre Lohndatei einhalten.

Warum haben manche Jahre 27 zweiwöchentliche Zahltage statt 26?

Zweiwöchentliche Zahlung ergibt 26 Zahltage pro 364-Tage-Zyklus, der Kalender hat aber 365 oder 366 Tage. Der Zahltag rückt deshalb jedes Jahr einen Tag nach vorn, nach einem Schalttag zwei, und bei jedem festen zweiwöchentlichen Zeitplan kommt alle 11 oder 12 Jahre ein Jahr mit 27 Zahltagen. Das betrifft Festangestellte, deren Jahresgehalt durch 26 geteilt wird; das 27-Zahltage-Jahr verlangt entweder einen kleineren Betrag pro Zahlung oder eine zusätzliche Zahlung über das ausgewiesene Gehalt hinaus.

Schreibt der FLSA einen bestimmten Wochentag für die Zahlung vor?

Nein. Der Fair Labor Standards Act knüpft die Zahlung an den Zahltag des Arbeitgebers: Nach der Darstellung des US-Arbeitsministeriums sind nach dem FLSA geschuldete Löhne am regulären Zahltag für die jeweilige Abrechnungsperiode fällig. Einzelstaatliche Gesetze sind strenger: California Labor Code Section 204 verlangt Zahlung mindestens zweimal im Monat zu festen Terminen, und New York Labor Law Section 191 verlangt für manuelle Beschäftigte wöchentliche Zahlung (gemeinnützige Arbeitgeber und solche mit Genehmigung des Commissioner of Labor dürfen halbmonatlich zahlen), spätestens sieben Kalendertage nach Ende der Woche, in der der Lohn verdient wurde.

Quellen