Por Barron Hansen, Fundador · Actualizado el 10 de octubre de 2026
Cómo hacer seguimiento de una factura impagada
Cuando una factura supera su fecha de vencimiento, usted necesita dos cosas: un recordatorio al que el cliente pueda responder de inmediato y una idea clara de lo que la ley ya le concede mientras espera. Esta guía propone un calendario de recordatorios, con cada mensaje redactado, y lo sitúa junto a las reglas de la ley española sobre cuándo hay mora y qué intereses de demora corren.
El calendario es una sugerencia nuestra. No lo impone ninguna norma y no describe lo que hacen otras empresas. Las referencias legales son a la Ley 3/2004, que se aplica a los pagos entre empresas y entre empresas y la Administración, y no a las operaciones con consumidores (artículo 3). Al final hay una nota breve sobre Alemania, el Reino Unido y la directiva europea. Esta guía no trata la legislación de México ni la de otros países de América.
Primero, compruebe que la factura está vencida
Un recordatorio enviado antes de la fecha de vencimiento es un error evitable. Calcule la fecha a partir de la fecha de la factura y del plazo de pago acordado; la Calculadora de Fecha de Vencimiento lo hace por usted, y la guía sobre cómo redactar los plazos de pago en una factura explica cómo indicar el plazo para que la fecha no admita discusión.
Si el contrato no fija fecha ni plazo de pago, el artículo 4.1 de la Ley 3/2004 establece treinta días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o de la prestación de los servicios, incluso cuando la factura se hubiera recibido antes.
Qué cambia un recordatorio según la ley española
En la ley española el recordatorio no es lo que pone en marcha los intereses. El artículo 5 de la Ley 3/2004 dispone que el obligado al pago incurre en mora y debe pagar el interés pactado o el fijado por la ley "automáticamente por el mero incumplimiento del pago en el plazo pactado o legalmente establecido, sin necesidad de aviso de vencimiento ni intimación alguna por parte del acreedor".
El artículo 6 añade dos requisitos que deben darse a la vez para que el acreedor pueda exigir esos intereses:
- Cumplimiento propio: que el acreedor haya cumplido sus obligaciones contractuales y legales.
- Falta de cobro a tiempo: que no haya recibido a tiempo la cantidad debida, a menos que el deudor pueda probar que no es responsable del retraso.
El recordatorio sigue siendo útil por otra razón: le dice al cliente qué factura está pendiente, cuánto debe y cómo pagar. Para eso sirve el calendario siguiente.
Un calendario de recordatorios que puede usar
El calendario cuenta los días desde la fecha de vencimiento: un primer mensaje el día 1, un segundo el día 7, un tercero el día 14 que cuantifica los intereses de demora, y una carta formal el día 30. Si esos intervalos no encajan con sus plazos, elija otros y manténgalos. Feche cada mensaje, identifique la factura en todos y conserve una copia.
Día 1. El primer mensaje da al cliente todo lo que necesita para pagar sin buscar nada.
Asunto: Factura 1043, vencida el 14 de septiembre de 2026
Estimada Sra. Daza:
La factura 1043 por 2.400 euros venció ayer, 14 de septiembre de 2026, y todavía no he recibido el pago. Puede abonarla por transferencia a la cuenta que figura en la factura. Le adjunto de nuevo el PDF.
Muchas gracias, Samuel Mena
Indica el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento, ofrece una forma de pago y vuelve a adjuntar el documento.
Día 7. El segundo mensaje hace dos preguntas.
Asunto: Factura 1043, 7 días desde el vencimiento
Estimada Sra. Daza:
La factura 1043 por 2.400 euros venció el 14 de septiembre de 2026 y sigue pendiente. ¿Podría indicarme la fecha en que prevé pagarla, o decirme si hay algo que corregir en la factura?
Un saludo, Samuel Mena
La segunda pregunta tiene un motivo. Un número de pedido que falta o una partida discutida solo se pueden corregir cuando usted los conoce.
Día 14. El tercer mensaje cuantifica los intereses de demora y cita el tipo y la norma. "Podrían aplicarse intereses" no le dice nada al cliente; una cifra sí.
Asunto: Factura 1043, intereses de demora
Estimada Sra. Daza:
La factura 1043 por 2.400 euros tenía como fecha de pago pactada el 14 de septiembre de 2026 y no ha sido abonada. Desde el 15 de septiembre de 2026 se devengan intereses de demora conforme a los artículos 5 y 7 de la Ley 3/2004, al 10,40 % anual. Hasta el 28 de septiembre de 2026 son 9,57 euros, y 0,68 euros por cada día adicional. Le ruego que me indique la fecha de pago.
Samuel Mena
Día 30. Si la factura sigue impagada, el paso siguiente es una carta formal con la reclamación completa. La guía sobre qué hacer cuando un cliente no paga explica qué contiene esa carta y qué cantidades puede incluir.
Cómo se obtiene la cifra del mensaje del día 14
Todos los datos del ejemplo figuran aquí para que pueda sustituirlos por los suyos.
- Principal: 2.400 euros, con fecha de pago pactada el 14 de septiembre de 2026, y sin tipo de demora pactado en el contrato.
- Inicio: los intereses corren desde el 15 de septiembre de 2026, el día siguiente a la fecha pactada.
- Tipo: a falta de pacto, el artículo 7.2 de la Ley 3/2004 fija el tipo aplicado por el Banco Central Europeo a su más reciente operación principal de financiación efectuada antes del primer día del semestre natural, más ocho puntos porcentuales. La Resolución de 30 de junio de 2026 de la Secretaría General del Tesoro y Financiación Internacional, publicada en el BOE del 1 de julio, recoge que ese tipo del BCE fue el 2,40 por 100 y que el tipo legal de interés de demora del segundo semestre natural de 2026 es el 10,40 por 100.
- Resultado: 2.400 euros x 10,40 % x 14 / 365 son 9,57 euros hasta el 28 de septiembre de 2026. El 14 de octubre de 2026, 30 días después del vencimiento, son 20,52 euros.
El artículo 7.3 encarga al Ministerio publicar cada semestre el tipo resultante en el Boletín Oficial del Estado, así que compruebe ahí el tipo del semestre de su factura. La Calculadora de Intereses de Demora hace el mismo cálculo con sus fechas en la fila de la UE, que aplica el tipo del BCE más ocho puntos, y no añade la cantidad fija del artículo 8. Para un semestre cuyo tipo de referencia no figura en su tabla, le pide que lo introduzca. La guía sobre los intereses de demora explica cómo se fijan el tipo y esa cantidad.
Cuando los mensajes no reciben respuesta
Si dos recordatorios escritos quedan sin respuesta, una llamada es un paso razonable, porque le permite preguntar directamente si hay algún problema con la factura. Después, deje por escrito ese mismo día lo que se habló: "Gracias por la llamada. Para confirmar, abonará la factura 1043 íntegra antes del 5 de octubre." Así la fecha acordada por teléfono queda junto al resto de la correspondencia.
Tratar así una factura es una costumbre. Aplicado a todas, es un proceso, y la guía sobre el proceso de cobranza para pequeñas empresas explica cómo organizarlo y cómo enlaza con el proceso monitorio.
Una mirada a otros países
No todas las leyes tratan igual el recordatorio. En Alemania, el § 286 del BGB dispone que el deudor incurre en mora por el requerimiento (Mahnung) que recibe después del vencimiento; no hace falta requerimiento cuando el momento del pago está fijado por el calendario, y la mora llega como máximo 30 días después del vencimiento y de la recepción de la factura. En el Reino Unido, el artículo 4 de la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 hace correr el interés legal desde el día siguiente a la fecha de pago acordada. El artículo 3 de la Directiva 2011/7/UE reconoce al acreedor intereses de demora sin necesidad de aviso de vencimiento, cuando ha cumplido sus obligaciones y no ha recibido a tiempo la cantidad debida.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debo esperar antes de enviar un recordatorio?
Ninguna norma fija un día. El calendario de esta guía empieza el día siguiente al vencimiento y sigue con mensajes los días 7, 14 y 30; puede cambiar los intervalos según sus plazos. Antes de enviar nada, compruebe la fecha de vencimiento con la fecha de la factura y el plazo acordado.
¿Qué debe decir el primer recordatorio?
El número de factura, el importe, la fecha de vencimiento y una forma de pago, con la factura adjunta de nuevo. Así el cliente tiene todo lo necesario para pagar.
¿Hace falta un recordatorio para que corran los intereses de demora?
No según la Ley 3/2004. El artículo 5 dispone que el deudor incurre en mora automáticamente por el mero incumplimiento del plazo pactado o legal, sin necesidad de aviso de vencimiento ni intimación alguna del acreedor. El artículo 6 exige que el acreedor haya cumplido sus obligaciones y no haya recibido a tiempo la cantidad debida, salvo que el deudor pruebe que no es responsable del retraso.
¿Qué plazo de pago se aplica si el contrato no dice nada?
Treinta días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o de la prestación de los servicios, según el artículo 4.1 de la Ley 3/2004.
¿Qué tipo de interés de demora se aplica entre empresas?
El pactado en el contrato y, a falta de pacto, el tipo legal del artículo 7.2 de la Ley 3/2004: el tipo del Banco Central Europeo en su más reciente operación principal de financiación antes del semestre natural, más ocho puntos porcentuales.
¿Cuándo conviene llamar en lugar de escribir?
Eso lo decide usted. Esta guía sugiere una llamada cuando dos recordatorios escritos han quedado sin respuesta y, el mismo día, una nota escrita con lo acordado.
Fuentes de esta guía
- Art. 3 de la Ley 3/2004: se aplica a los pagos de operaciones comerciales entre empresas o entre empresas y la Administración, no a las operaciones en las que intervienen consumidores (Boletín Oficial del Estado)
- Art. 4 de la Ley 3/2004: treinta días naturales si el contrato no fija plazo (4.1), nunca más de 60 por pacto (4.3), y agrupación de facturas por períodos de hasta quince días contando desde la mitad del período (4.4) (Boletín Oficial del Estado)
- Art. 5 de la Ley 3/2004: mora automática por el mero incumplimiento del pago en el plazo pactado o legal (Boletín Oficial del Estado)
- Art. 6 de la Ley 3/2004: requisitos para exigir intereses de demora; con calendarios de pago a plazos, intereses y compensación solo sobre las cantidades vencidas (Boletín Oficial del Estado)
- Art. 7.2 y 7.3 de la Ley 3/2004: tipo del BCE en su más reciente operación principal de financiación antes del primer día del semestre natural más ocho puntos, publicado semestralmente en el BOE (Boletín Oficial del Estado)
- Art. 8 de la Ley 3/2004: cantidad fija de 40 euros que se añade en todo caso y sin necesidad de petición expresa a la deuda principal; indemnización por los costes de cobro debidamente acreditados que la superen; no cuando el deudor no sea responsable del retraso (Boletín Oficial del Estado)
- Resolución de 30 de junio de 2026, de la Secretaría General del Tesoro y Financiación Internacional (BOE-A-2026-14327): tipo del BCE del 2,40 por 100 en su última operación principal de financiación del primer semestre; tipo legal de interés de demora del segundo semestre natural de 2026, el 10,40 por 100 (Boletín Oficial del Estado)
- § 286 Abs. 1 und 4 BGB: Verzug durch Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit; Klageerhebung und Zustellung eines Mahnbescheids stehen der Mahnung gleich; kein Verzug bei nicht zu vertretendem Umstand (Bundesministerium der Justiz (Gesetze im Internet))
- § 286 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB: keine Mahnung, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist oder sich von einem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt (Bundesministerium der Justiz (Gesetze im Internet))
- § 286 Abs. 3 BGB: Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (Bundesministerium der Justiz (Gesetze im Internet))
- Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, section 4: where no payment day is agreed the relevant day is the last day of the relevant 30-day period, and an agreed day later than the 60-day period does not stand unless it is not grossly unfair (The National Archives (legislation.gov.uk))
- Directive 2011/7/EU, Article 3(1): the creditor is entitled to interest for late payment without the necessity of a reminder, where it has fulfilled its obligations and has not received the amount due on time, unless the debtor is not responsible for the delay (The National Archives (legislation.gov.uk), Official Journal text)
Verificado el 10 de octubre de 2026. Todas las fuentes