Unbezahlte Rechnung: So fassen Sie richtig nach

Ist das Fälligkeitsdatum einer Rechnung verstrichen, brauchen Sie zweierlei: eine Erinnerung, auf die der Kunde sofort reagieren kann, und Klarheit darüber, was das Gesetz in der Zwischenzeit regelt. Dieser Ratgeber schlägt einen Zeitplan für Erinnerungen vor, mit ausformulierten Nachrichten, und stellt ihn neben die Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs zum Verzug.

Der Zeitplan ist unser Vorschlag. Er ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, und er sagt nichts darüber aus, wie andere Unternehmen vorgehen. Die Rechtsangaben beziehen sich auf deutsches Recht und, wo nichts anderes steht, auf Forderungen, an denen kein Verbraucher beteiligt ist. Am Ende steht ein kurzer Blick auf Spanien, das Vereinigte Königreich und die EU-Richtlinie.

Zuerst prüfen: Ist die Rechnung fällig?

Eine Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum ist ein vermeidbarer Fehler. Ermitteln Sie das Datum aus dem Rechnungsdatum und dem vereinbarten Zahlungsziel; der Rechner für das Fälligkeitsdatum übernimmt das, und der Ratgeber zum Formulieren von Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung zeigt, wie Sie das Zahlungsziel so angeben, dass über das Datum nicht gestritten werden kann.

Was die Mahnung im deutschen Recht bewirkt

Im deutschen Recht ist die Mahnung mehr als eine Höflichkeit. Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt der Schuldner durch die Mahnung in Verzug, wenn er auf eine Mahnung des Gläubigers nicht leistet, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt. Eine bestimmte Form oder eine Anzahl von Mahnungen nennt der Absatz nicht. Der Mahnung stehen die Klage auf die Leistung und die Zustellung eines Mahnbescheids gleich.

In drei Fällen, die für Rechnungen wichtig sind, braucht es keine Mahnung:

• Kalendertag: wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1).
• Berechenbare Frist: wenn der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit so bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt (Abs. 2 Nr. 2).
• 30 Tage: der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet (Abs. 3). Gegenüber einem Verbraucher gilt das nur, wenn in der Rechnung besonders auf diese Folgen hingewiesen wurde.

Kein Verzug tritt ein, solange die Leistung infolge eines Umstands unterbleibt, den der Schuldner nicht zu vertreten hat (Abs. 4). Die Folge des Verzugs steht in § 288 BGB: Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen, bei Entgeltforderungen aus Rechtsgeschäften ohne Verbraucher mit neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, sonst mit fünf.

Ob eine einzelne Nachricht eine Mahnung im Sinne des § 286 ist, entscheidet dieser Ratgeber nicht. Die Vorlagen unten fordern jeweils ausdrücklich zur Zahlung auf und nennen Rechnung, Betrag und Fälligkeitsdatum.

Ein Zeitplan, den Sie verwenden können

Der Zeitplan zählt die Tage ab dem Fälligkeitsdatum: eine erste Nachricht an Tag 1, eine zweite an Tag 7, eine dritte an Tag 14, die die Verzugszinsen beziffert, und ein förmliches Schreiben an Tag 30. Passen diese Abstände nicht zu Ihren Zahlungszielen, wählen Sie eigene und bleiben Sie dabei. Datieren Sie jede Nachricht, nennen Sie in jeder die Rechnung und bewahren Sie eine Kopie auf.

Tag 1. Die erste Nachricht gibt dem Kunden alles, was er zum Zahlen braucht, ohne etwas nachschlagen zu müssen.

Betreff: Rechnung 1043, fällig am 14. September 2026

Guten Tag Frau Dehn,

die Rechnung 1043 über 2.400 Euro war gestern, am 14. September 2026, fällig, und ich habe noch keinen Zahlungseingang. Bitte überweisen Sie den Betrag an die Bankverbindung auf der Rechnung. Die Rechnung hänge ich noch einmal als PDF an.

Vielen Dank Sam Meyer

Sie nennt Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum, gibt einen Zahlungsweg an und enthält die Rechnung erneut.

Tag 7. Die zweite Nachricht stellt zwei Fragen.

Betreff: Rechnung 1043, seit 7 Tagen fällig

Guten Tag Frau Dehn,

die Rechnung 1043 über 2.400 Euro ist seit dem 14. September 2026 fällig und noch offen. Bitte zahlen Sie den Betrag und nennen Sie mir das Datum, an dem Sie überweisen. Falls an der Rechnung etwas zu korrigieren ist, sagen Sie es mir bitte.

Freundliche Grüße Sam Meyer

Die zweite Frage hat einen Grund. Eine fehlende Bestellnummer oder eine strittige Position können Sie erst beheben, wenn Sie davon wissen.

Tag 14. Die dritte Nachricht beziffert die Verzugszinsen und nennt Satz und Vorschrift. "Es können Zinsen anfallen" sagt dem Kunden nichts; eine Zahl schon.

Betreff: Rechnung 1043, Verzugszinsen

Guten Tag Frau Dehn,

für die Rechnung 1043 über 2.400 Euro war der 14. September 2026 als Zahlungstag vereinbart. Sie ist nicht bezahlt. Seit dem 15. September 2026 berechne ich Verzugszinsen nach § 288 Abs. 2 BGB in Höhe von 10,52 % pro Jahr. Bis zum 28. September 2026 sind das 9,68 Euro, für jeden weiteren Tag 0,69 Euro. Bitte nennen Sie mir das Zahlungsdatum.

Sam Meyer

Tag 30. Ist die Rechnung dann noch offen, folgt ein förmliches Schreiben mit der gesamten Forderung. Der Ratgeber Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt behandelt, was hineingehört und welche Beträge Sie aufnehmen können.

Wie die Zahl in der Nachricht von Tag 14 entsteht

Alle Angaben des Beispiels stehen hier, damit Sie sie durch Ihre eigenen ersetzen können.

• Hauptforderung: 2.400 Euro, Zahlungstag nach dem Kalender vereinbart auf den 14. September 2026. Wegen § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB braucht es in diesem Beispiel keine Mahnung.
• Beginn: Zinsen ab dem 15. September 2026, dem Tag nach dem vereinbarten Zahlungstag.
• Zinssatz: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Die Deutsche Bundesbank weist den Basiszinssatz seit dem 1. Juli 2026 mit 1,52 % aus, der Satz beträgt also 10,52 %.
• Ergebnis: 2.400 Euro x 10,52 % x 14 / 365 ergibt 9,68 Euro bis zum 28. September 2026. Bis zum 14. Oktober 2026, 30 Tage nach dem Zahlungstag, sind es 20,75 Euro.

Der Rechner für Verzugszinsen rechnet dasselbe mit Ihren Daten. Für ein Halbjahr, dessen Basiszinssatz seine Tabelle nicht enthält, fragt er den Wert ab, den Sie bei der Bundesbank finden. Zu den Zinsen kommt nach § 288 Abs. 5 BGB eine Pauschale; wie Satz und Pauschale geregelt sind, erklärt der Ratgeber zu Verzugszinsen.

Wenn auf Schreiben keine Antwort kommt

Bleiben zwei schriftliche Erinnerungen unbeantwortet, ist ein Anruf ein sinnvoller nächster Schritt, weil Sie direkt fragen können, ob mit der Rechnung etwas nicht stimmt. Halten Sie das Gespräch am selben Tag schriftlich fest: "Vielen Dank für das Telefonat. Zur Bestätigung: Sie begleichen die Rechnung 1043 vollständig bis zum 5. Oktober." Ein am Telefon genanntes Datum liegt dann bei der übrigen Korrespondenz.

Eine Rechnung so zu behandeln ist eine Gewohnheit. Auf jede Rechnung angewandt, ist es ein Verfahren, und der Ratgeber zum Mahnwesen für kleine Unternehmen zeigt, wie Sie es einrichten und wie das gerichtliche Mahnverfahren daran anschließt.

Ein Blick über die Grenze

Andere Rechtsordnungen brauchen die Mahnung nicht. In Spanien gerät der Schuldner nach Artikel 5 der Ley 3/2004 automatisch in Verzug, sobald er die vereinbarte oder gesetzliche Frist versäumt, ohne Fälligkeitsanzeige und ohne Aufforderung des Gläubigers. Im Vereinigten Königreich lässt Section 4 des Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 die gesetzlichen Zinsen am Tag nach dem vereinbarten Zahlungstag beginnen. Artikel 3 der Richtlinie 2011/7/EU gibt dem Gläubiger Verzugszinsen, ohne dass es einer Mahnung bedarf, wenn er seine eigenen Pflichten erfüllt und den Betrag nicht rechtzeitig erhalten hat.

Häufige Fragen

Wie schnell nach der Fälligkeit sollte ich erinnern?

Einen Tag schreibt keine Vorschrift vor. Der Zeitplan in diesem Ratgeber beginnt am Tag nach dem Fälligkeitsdatum und setzt weitere Nachrichten an Tag 7, Tag 14 und Tag 30; die Abstände können Sie an Ihre Zahlungsziele anpassen. Prüfen Sie vorher das Fälligkeitsdatum anhand von Rechnungsdatum und Zahlungsziel.

Was gehört in die erste Erinnerung?

Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und ein Zahlungsweg, dazu die Rechnung noch einmal als Anhang. Dann hat der Kunde alles, was er zum Zahlen braucht.

Brauche ich eine Mahnung, damit Verzug eintritt?

Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt der Schuldner durch eine Mahnung in Verzug, die nach der Fälligkeit erfolgt. Keine Mahnung braucht es, wenn die Zeit für die Leistung nach dem Kalender bestimmt ist oder sich von einem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt (Abs. 2). Spätestens tritt Verzug 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, gegenüber Verbrauchern nur mit besonderem Hinweis in der Rechnung (Abs. 3).

Wie viele Mahnungen muss ich schicken?

§ 286 Abs. 1 BGB spricht von einer Mahnung und nennt weder eine Anzahl noch eine Form. Der Zeitplan mit mehreren Nachrichten in diesem Ratgeber ist ein Vorschlag für die Praxis, keine gesetzliche Vorgabe.

Wie hoch sind die Verzugszinsen zwischen Unternehmen?

Nach § 288 Abs. 2 BGB neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Entgeltforderungen aus Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist. Der Rechner für Verzugszinsen wendet die Regel auf Ihre Daten an.

Wann sollte ich anrufen statt zu schreiben?

Das entscheiden Sie. Dieser Ratgeber schlägt einen Anruf vor, wenn zwei schriftliche Erinnerungen unbeantwortet geblieben sind, und am selben Tag eine schriftliche Notiz über das Vereinbarte.