Beste Rechnungssoftware für Freiberufler und kleine Unternehmen

Wer als Freiberuflerin, Freiberufler oder Inhaber eines kleinen Unternehmens arbeitet, hat etwa 30 Minuten pro Woche für die Rechnungsstellung. Das Werkzeug sollte zu diesem Zeitbudget passen. Diese Seite vergleicht 7 Rechnungs-Plattformen anhand dessen, was in der Praxis zählt: Geld zu Net-30-Konditionen erhalten, Mehrwährungskundschaft abdecken, Verzugszinsen ohne Diskussion berechnen und eine Prüfung überstehen. Im Fokus: Freiberufler, Agenturen und Unternehmen unter 5 Mio. USD Jahresumsatz.

Die Auswahl deckt das realistische Spektrum ab. Wave ist kostenlos, Bonsai bündelt Rechnungsstellung mit Verträgen und Angeboten, Xero ist international ausgerichtet, und QuickBooks ist der Weg, den die meisten Steuerberatungen am Jahresende kennen. Preise sind als Spannen angegeben, weil Anbieter ihre Tarifstufen häufig anpassen. Aktuelle Preise vor der Anmeldung auf der Anbieterseite prüfen.

Wie wir diese Tools bewertet haben

Bewertet auf fünf Dimensionen: Geschwindigkeit der Rechnungserstellung (Ziel: unter einer Minute), unterstützte Zahlungsziele (Net 30, 60, 90, individuelle Tagezahl und EOM-Varianten), Automatisierung von Verzugszinsen (prozentual, pauschal oder beides), Mehrwährungstiefe (FX-Verbuchung, nicht nur Anzeige) und die Kosten des kleinsten Tarifs, mit dem das Tool wirklich nutzbar ist. Außerdem bewertet, wie das Tool mit einer Steuerberatung zum Jahresabschluss zusammenspielt, da hier ein sauberer Buchhaltungsstand zählt.

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Die 7 Rechnungs-Tools, sortiert nach allgemeiner Passung

FreshBooks

Am besten für: Freiberufler und Dienstleistungsbetriebe

Preis.: Ab rund 19 USD pro Monat für den Lite-Tarif (5 abrechenbare Kunden), mittlere Tarife im Bereich 40 bis 60 USD.
Wichtige Funktionen.: Wiederkehrende Rechnungen mit Auto-Belastung, konfigurierbare Verzugszinsen, Kunden-Zahlungsportale, Zeiterfassung, die direkt in Rechnungen wandert, sowie projektbezogene Spesenerfassung. Mehrwährung in höheren Tarifen.
Stärken.: Die Oberfläche ist auf Rechnungsstellung statt vollständige doppelte Buchführung ausgelegt, Freiberufler sind schnell drin. Die Verzugszinsen-Einstellung deckt prozentuale und Pauschalmodelle samt Karenzfristen ab, was bei Net-30-Kundschaft zählt.
Einschränkungen.: Die Kundenzahl-Bepreisung des Lite-Tarifs wird unangenehm, sobald 5 aktive Kunden überschritten werden. Lager und Lohnabrechnung sind Add-ons, keine Kernfunktionen, daher wachsen Produktbetriebe heraus.

QuickBooks Online

Am besten für: kleine Unternehmen auf dem Weg zur formalen Buchhaltung

Preis.: Ab rund 35 USD pro Monat für Simple Start, bis rund 235 USD pro Monat für den Advanced-Tarif mit Konzern-Reporting.
Wichtige Funktionen.: Vollständiger Kontenrahmen, Bank-Feeds für die meisten US- und kanadischen Banken, Lohn-Add-on, Sales-Tax-Automation über US-Bundesstaaten hinweg sowie ein tiefes Steuerberatungs-Ökosystem.
Stärken.: Sobald eine Steuerberatung quartalsweise prüfen will, reduziert ein bereits laufendes QuickBooks Reibungsverluste. Die Reporting-Tiefe (Gewinn-und-Verlust nach Klasse, Bilanz nach Standort) passt zu kleinen Unternehmen mit mehreren Kostenstellen.
Einschränkungen.: Die Oberfläche setzt Buchhaltungsgrundlagen voraus; ohne diese wirken Freiberufler eingeschüchtert. Preise steigen mit Nutzern schnell, und der Self-Employed-Tarif ist deutlich schwächer als die Tarife für Kleinunternehmen.

Xero

Am besten für: international und Mehrwährung

Preis.: Ab rund 20 USD pro Monat für Early (begrenzte Transaktionen), Growing rund 47 USD und Established rund 80 USD.
Wichtige Funktionen.: Native Mehrwährungs-Rechnungen ab Growing, Bank-Feeds für über 21.000 Banken weltweit, eine offene API mit hunderten Integrationen sowie eine ausgereifte Mobile-App für Belegerfassung.
Stärken.: Wer Kundinnen und Kunden außerhalb der USA fakturiert, profitiert von Xero bei Wechselkursen, ausländischer Bankabstimmung und länderspezifischen Steuerregeln stärker als bei US-zentrischen Tools. UK, Australien und Neuseeland nutzen es im Kleinunternehmenssegment als Standard.
Einschränkungen.: Early begrenzt auf 20 Rechnungen pro Monat, was Agenturen und Beratungen stört. Die Reporting-Vorlagen wirken weniger poliert als bei QuickBooks, und die US-Lohnabrechnung läuft über Gusto statt nativ.

Wave

Am besten für: die kostenlose Option für sehr kleine Betriebe

Preis.: Rechnungsstellung und Buchhaltung kostenlos. Zahlung fällt nur bei Annahme von Zahlungen (rund 2,9 % plus 60 Cent pro Kartentransaktion) oder Lohnabrechnung (bundesstaatabhängige Monatsgebühr) an.
Wichtige Funktionen.: Unbegrenzte Rechnungsstellung, wiederkehrende Rechnungen, Spesenerfassung, einfache Berichte sowie eine kostenlose Android- und iOS-App. Zahlungsabwicklung ist integriert.
Stärken.: Ein Nebenerwerb läuft jahrelang auf Wave ohne Gebühr. Die Rechnungsvorlagen sind sauber, und der kostenlose Tarif ist wirklich nutzbar, kein abgespeckter Test.
Einschränkungen.: Kundensupport gibt es nur kostenpflichtig, was Neue überrascht. Berichte sind flach im Vergleich zu FreshBooks oder QuickBooks, Zeiterfassung fehlt. Wave gehört seit 2019 zu H&R Block, die Funktionsentwicklung ist langsamer geworden.

Bonsai

Am besten für: All-in-one-Freiberufler (Rechnungen plus Verträge plus Angebote)

Preis.: Ab rund 25 USD pro Monat für Starter, Professional rund 39 USD und Business rund 79 USD. Jahresabrechnung spart meist 20 %.
Wichtige Funktionen.: Rechnungsstellung, Vertragsvorlagen, Angebote, Zeiterfassung, Spesenerfassung und ein einfaches CRM in einem Arbeitsbereich. Vorlagen decken die meisten freien Berufe ab (Design, Text, Beratung, Entwicklung).
Stärken.: Ersetzt 4 bis 5 Einzelzweck-Tools, was Geld spart und Kontextwechsel reduziert. Die Vertragsvorlagen sind nutzbar und wurden von US-Anwältinnen und -Anwälten geprüft, sodass Leistungsumfang, Schutzrechte, Ausstiegsgebühren und Zahlungsziele abgedeckt sind.
Einschränkungen.: Wer nur Rechnungsstellung braucht, zahlt für ungenutzte Funktionen. Die Buchhaltungsseite ist schlank und ersetzt kein echtes Buchhaltungstool. Steuerkategorien und Berichte sind schwächer als bei dedizierter Buchhaltungssoftware.

Invoice Ninja

Am besten für: wer selbst hosten oder Open Source will

Preis.: Kostenloser gehosteter Tarif für bis zu 20 Kunden. Pro gehostet ab rund 10 USD pro Monat. Die Selfhost-Version ist unter der Elastic License kostenlos auf eigenem Server.
Wichtige Funktionen.: Rechnungsstellung, Kostenvoranschläge, wiederkehrende Rechnungen, Zeiterfassung, Projekt-Tracking und über 40 Zahlungs-Gateways. Selfhost gibt volle Datenhoheit.
Stärken.: Passt zu technisch versierten Freiberuflern, die ihre Daten auf eigener Infrastruktur halten wollen. Das Docker-Image läuft auf einem 5-USD-VPS. Die Auswahl der Zahlungs-Gateways übertrifft die meisten Wettbewerber, einschließlich Krypto, sofern das in der Kundschaft eine Rolle spielt.
Einschränkungen.: Die gehostete Oberfläche ist funktional, weniger poliert. Selfhost bedeutet Backups, Updates und Sicherheit selbst zu verantworten, ein realer laufender Zeitaufwand. Kundensupport im kostenlosen Tarif nur über die Community.

Zoho Books

Am besten für: Unternehmen, die bereits im Zoho-Ökosystem arbeiten

Preis.: Kostenloser Tarif für Unternehmen unter 50.000 USD Jahresumsatz (in den meisten Ländern). Standard rund 20 USD pro Monat, Professional rund 50 USD, Premium rund 70 USD.
Wichtige Funktionen.: Rechnungsstellung, Buchhaltung, Projekt-Tracking, Lager, automatische Bank-Feeds und direkte Integration mit Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Inventory und Zoho Mail.
Stärken.: Der kostenlose Tarif ist ungewöhnlich leistungsfähig. Wer Zoho CRM oder Zoho Mail bereits nutzt, hat einen so engen Datenfluss, dass doppelte Eingaben zwischen Vertrieb und Buchhaltung entfallen.
Einschränkungen.: Die Oberfläche hat die für Zoho typische Komplexität der gesamten Suite, mit entsprechender Einarbeitung. US-Bank-Feed-Abdeckung ist enger als bei QuickBooks. Die Qualität des Kundensupports schwankt regional.

Wie Sie zwischen ihnen wählen

Solo-Freiberuflich mit unter 5 aktiven Kundinnen und Kunden und knappem Budget: starten Sie mit Wave (kostenlos) oder FreshBooks Lite. Brauchen Sie zusätzlich Verträge und Angebote, amortisiert sich Bonsai dadurch, dass es zwei weitere Tools ersetzt.

Dienstleistungsbetrieb mit 5 bis 20 Kundinnen und Kunden und Wachstum: FreshBooks Mittelklasse oder Xero Growing. Bei internationaler Abrechnung Xero. Bei inländischer Abrechnung und Wunsch nach schneller Rechnungserstellung FreshBooks.

Kleinunternehmen mit Lohnabrechnung, mehreren Kostenstellen und externer Steuerberatung: QuickBooks Online Plus. Allein das Ökosystem der Steuerberatungen rechtfertigt es ab dieser Größe.

Technisch versierte Person, die ihre Daten selbst halten will: Invoice Ninja selbst gehostet. Rechnen Sie mit 1 bis 2 Stunden monatlich für Backups und Updates.

Nutzen Sie bereits Zoho CRM, Zoho Mail oder Zoho Inventory: Zoho Books, besonders der kostenlose Tarif, sofern die Umsatzgrenze passt.

Rechner, die zu Ihrer Rechnungssoftware passen

Welches Tool Sie auch wählen, die eigentliche Rechnung zu Zahlungszielen, Verzugszinsen sowie Kalender- gegenüber Arbeitstage-Fenstern bleibt gleich. Diese kostenlosen Rechner beantworten die gängigen Fragen, die Rechnungssoftware nicht immer leicht macht:

Net-30-Rechner für das exakte Net-30-Fälligkeitsdatum in Kalender- oder Arbeitstagen.
Rechnungsfälligkeits-Rechner für jede individuelle Zahlungsfrist (Net 14, Net 45, EOM und so weiter).
Verzugszinsen-Rechner für gesetzliche Sätze in UK, EU, Indien und US-Bundesstaaten.
Ratgeber: was Net 30 in B2B-Verträgen wirklich bedeutet.
Ratgeber: DSO (Days Sales Outstanding) und wie sich der Wert berechnet.

Nur zu Informationszwecken

Dieser Rechner liefert allgemeine Schätzungen auf Basis der Regeln zur Arbeitstagszählung. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Fristen in rechtlichen, regulatorischen oder vertraglichen Angelegenheiten unterliegen unter Umständen gerichtsbezirksspezifischen Regeln, Gerichtsbeschlüssen oder gesetzlichen Ausnahmen. Bestätigen Sie kritische Fristen immer mit einer qualifizierten Fachperson.

Häufig gestellte Fragen

Welches Rechnungs-Tool eignet sich, wenn ich nur 2 oder 3 Rechnungen im Monat versende?

Wave oder Zoho Books Free. Beide sind bei geringem Volumen wirklich kostenlos und liefern eine professionell wirkende Rechnung mit Online-Zahlungslinks. Wave ist einfacher, wenn Sie nur Rechnungen brauchen; Zoho Books Free liefert einen einfachen Kontenrahmen, falls Sie in die Buchhaltung hineinwachsen wollen. FreshBooks Lite passt ebenfalls, wenn Sie unter 5 aktive Kunden haben und bessere Automatik für wiederkehrende Rechnungen wünschen.

Können diese Tools Net 30, Net 60 und Net 90 automatisch?

Alle sieben erlauben Zahlungsziele pro Rechnung oder pro Kunde, und die meisten verschicken Erinnerungen vor und nach dem Fälligkeitstermin. FreshBooks und QuickBooks bringen konfigurierbare Verzugszinsen mit, die nach Überschreiten der Frist automatisch greifen. Wer das exakte Fälligkeitsdatum vor dem Versand prüfen will, nutzt den Net-30-, Net-60- oder Net-90-Rechner auf dieser Seite, besonders wenn der Vertrag Arbeitstagsregeln vorsieht.

Welches Tool deckt mehrere Währungen für internationale Kundschaft ab?

Xero ist die stärkste Wahl für ernsthafte Mehrwährungsarbeit. Es bucht FX-Gewinne und -Verluste korrekt, beherrscht ausländische Bank-Feeds und unterstützt Rechnungs- und Buchungswährung getrennt von der Heimatwährung. FreshBooks unterstützt Mehrwährung in höheren Tarifen, die FX-Buchung ist jedoch einfacher. QuickBooks Online unterstützt es ab Essentials. Wave und Zoho Books senden Rechnungen in Fremdwährung, behandeln FX-Gewinne und -Verluste jedoch einfacher.

Wie wechsle ich später von einem Tool zum anderen?

Die meisten Tools exportieren Kunden, Artikel und historische Rechnungen als CSV. Schmerzhaft sind Kontenrahmen und historische Buchungen; wenn Sie Monate oder Jahre Buchhaltung in einem Tool haben, planen Sie einen sauberen Schnitt zum Geschäftsjahresende und übernehmen Sie Eröffnungsbilanzen statt vollständiger Transaktionshistorie. FreshBooks, QuickBooks und Xero haben offizielle Migrationsleitfäden. Beauftragen Sie eine Buchhaltungskraft für ein paar Stunden, wenn Sie mehr als 6 Monate Aktivität verschieben; die Zeitersparnis überwiegt das Honorar.