Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung formulieren

Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung sagen dem Käufer, wann gezahlt werden muss, wie er zahlen kann, was ein Skonto wert ist und was bei verspäteter Zahlung gilt. Wer sie ausschreibt, nimmt dem Käufer das Rechnen ab, und das ist wichtiger, als es aussieht: Legt der Vertrag keinen Zahlungstermin fest, gilt das Gesetz, und das ergibt selten den Termin, den der Verkäufer im Sinn hatte.

Die Kernbestandteile von Zahlungsbedingungen

Vollständige Zahlungsbedingungen regeln vier Dinge: den Fälligkeitstermin, die akzeptierten Zahlungswege, die Folgen verspäteter Zahlung und ein etwaiges Skonto.

Fälligkeitsdatum. Schreiben Sie die Frist und das Datum, das sie ergibt. "Net 30", in deutschen Rechnungen meist "zahlbar innerhalb von 30 Tagen", verlangt den vollen Betrag innerhalb von 30 Tagen; die Rechner dieser Website lesen eine schlichte Net-Frist als Kalendertage, und der Ratgeber zu Net 30 erklärt, warum die Frist allein nicht festlegt, ob Kalender- oder Arbeitstage gemeint sind. "Net 30 EOM" zählt die 30 Tage ab Monatsende. "Zahlbar bei Erhalt" verlangt Zahlung bei Eingang der Rechnung. Für die übrigen gängigen Fristen gibt es eigene Ratgeber: Net 15 und Net 45 für die kürzeren, Net 60 und Net 90 für die längeren.

Zahlungswege. Nennen Sie die Wege, die Sie akzeptieren, etwa Überweisung, Karte oder Zahlungslink, mit den Kontodaten, die der Käufer braucht.

Verspätete Zahlung. Wer im Verzug ist, schuldet nach § 288 BGB Zinsen, zwischen Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (Abs. 2), und wer nicht als Verbraucher schuldet, zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro (Abs. 5). Schuldet ein Verbraucher, kommt er nach § 286 Abs. 3 BGB ohne Mahnung nur dann 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist; ein solcher Hinweis gehört dann auf die Rechnung.

Skonto. Bieten Sie eines an, schreiben Sie es aus, etwa "bei Zahlung binnen 10 Tagen 2 % Skonto, sonst 30 Tage netto", oder in der Kurzform "2/10 Net 30". Nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG muss die Rechnung jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts angeben, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Wer auf ein solches Skonto verzichtet, zahlt rechnerisch rund 37,2 Prozent im Jahr; der Ratgeber zu 2/10 Net 30 zeigt die Rechnung.

Gängige Schreibweisen

Was gilt, wenn die Rechnung nichts sagt

Haben die Parteien keine Leistungszeit bestimmt und ergibt sie sich nicht aus den Umständen, darf der Gläubiger sofort Zahlung fordern (§ 271 Abs. 1 BGB); in Verzug gerät der Schuldner einer Entgeltforderung dann spätestens, wenn 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang ohne Zahlung vergangen sind (§ 286 Abs. 3 BGB). Eine Frist auf der Rechnung, im Vertrag vereinbart, ersetzt das durch einen Termin, den der Käufer ablesen kann. Für Fristen über 60 Tage zwischen Unternehmen stellt § 271a BGB Bedingungen; der Ratgeber zu Net 60 erklärt sie.

Wo die Zahlungsbedingungen auf die Rechnung gehören

Zahlungsbedingungen gehören an zwei Stellen: in den Vertrag oder die Auftragsbestätigung, vereinbart vor Beginn der Arbeit, und auf die Rechnung, als Erinnerung an das Vereinbarte. Auf der Rechnung stehen sie am besten neben dem Gesamtbetrag, zusammen mit dem Ausstellungsdatum, das § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG ohnehin verlangt, und dem Fälligkeitsdatum, das sich aus der Frist ergibt, damit der Käufer nicht rechnen muss.

Das genaue Fälligkeitsdatum zu jedem Rechnungsdatum liefern der Net 30 Rechner, der Net 60 Rechner und der Rechnungsfälligkeits-Rechner, der auch zeigt, wenn der Termin auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt.

Fehler, die sich vermeiden lassen

Bedingungen nur auf der Rechnung. Vereinbaren Sie die Bedingungen vor Beginn der Arbeit im Vertrag und wiederholen Sie sie auf der Rechnung, damit beide Dokumente dasselbe sagen.

Kalender- oder Arbeitstage offen gelassen. "Net 30" sagt nicht, was gemeint ist. Kann Ihr Vertrag so oder so gelesen werden, schreiben Sie "30 Kalendertage" oder "30 Arbeitstage"; bei einer Woche von Montag bis Freitag sind 30 Arbeitstage, ab einem Arbeitstag gezählt, 42 Kalendertage, und mit einem Feiertag im Zeitraum mehr.

Kein Wort zum Wochenende. Endet eine Zahlungsfrist an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag am Leistungsort, verschiebt § 193 BGB das Ende auf den folgenden Werktag, wenn der Vertrag nichts anderes vorsieht. Der Ratgeber zu Fälligkeiten am Wochenende zeigt Beispiele.

FAQ

Muss ich Zahlungsbedingungen auf jede Rechnung schreiben?

Sie sind der Weg, auf dem der Käufer den Termin erfährt, den Sie erwarten. Ohne vereinbarte Zeit darf der Gläubiger nach § 271 Abs. 1 BGB sofort fordern, und der Verzug folgt nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens nach 30 Tagen ab Fälligkeit und Rechnungszugang, bei Verbrauchern nur mit besonderem Hinweis in der Rechnung. Ein vereinbartes Skonto muss die Rechnung nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG angeben.

Was bedeutet 2/10 Net 30 auf einer Rechnung?

Der Käufer darf 2 Prozent abziehen, wenn er innerhalb von 10 Tagen zahlt; sonst ist der volle Betrag in 30 Tagen fällig. Die "2" ist der Skontosatz, die "10" die Skontofrist in Tagen und die "30" die Zahlungsfrist für den vollen Betrag.

Darf ich Mahngebühren auf die Rechnung schreiben?

Sie können einen Zinssatz für verspätete Zahlung angeben; vereinbaren Sie ihn zuerst im Vertrag. Unabhängig davon schuldet der Käufer im Verzug Zinsen nach § 288 BGB, zwischen Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, und als Nicht-Verbraucher eine Pauschale von 40 Euro. Der Verzugszinsrechner rechnet die Tage des Verzugs aus.