Freelancer im Ausland beauftragen: Verträge, Zahlungsziele und Compliance

Wenn Sie mit jemandem in einem anderen Land zusammenarbeiten möchten, gibt es im Wesentlichen vier Wege: einen direkten Vertrag mit einem selbstständigen Auftragnehmer, einen Agent of Record (AoR), der Freelancer für Sie unter Vertrag nimmt und bezahlt, einen Employer of Record (EoR), der die Person in ihrem Land für Sie anstellt, oder eine eigene Gesellschaft vor Ort. Welcher Weg passt, hängt vor allem davon ab, wie stark Sie die Arbeit steuern.

Das hat mit der Einordnung zu tun. Wer Arbeitszeiten vorgibt, Aufgaben im Detail anweist und die Person wie ein Teammitglied einbindet, muss damit rechnen, dass Behörden in vielen Ländern die Person als Beschäftigte einstufen.

Dieser Leitfaden erklärt, wie diese Einordnung in Deutschland geprüft wird, was die vier Wege bedeuten, was ein grenzüberschreitender Vertrag regeln sollte und wie Sie Fälligkeitsdaten richtig berechnen, wenn zwei Kalender und zwei Banken beteiligt sind.

Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land und ändern sich, lassen Sie Ihren Fall daher von einer qualifizierten Beratung in jedem beteiligten Land prüfen.

Selbstständig oder beschäftigt: warum die Einordnung alles entscheidet

Alle weiteren Entscheidungen auf dieser Seite folgen aus einer Frage: Führt die Person ein eigenes Unternehmen, oder arbeitet sie in Ihrem?

In Deutschland heißt das Problem Scheinselbstständigkeit. Gemeint sind Personen, die formal wie Selbstständige auftreten, tatsächlich aber abhängig beschäftigt sind. Rechtsgrundlage für die Abgrenzung ist § 7 SGB IV: Beschäftigung ist danach die nichtselbständige Arbeit, und Anhaltspunkte dafür sind eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers. Die Deutsche Rentenversicherung beschreibt das entscheidende Merkmal als persönliche Abhängigkeit: Die Person ist in den Betrieb eingegliedert und unterliegt einem Weisungsrecht, das Zeit, Dauer, Ort und Art der Ausführung umfasst. Maßgebend ist das Gesamtbild. Weichen Vertrag und gelebte Praxis voneinander ab, gibt die Praxis den Ausschlag.

Als typische Hinweise auf Scheinselbstständigkeit nennt die Deutsche Rentenversicherung unter anderem:

• die uneingeschränkte Pflicht, allen Weisungen des Auftraggebers zu folgen,
• vorgegebene Arbeitszeiten,
• regelmäßige, detaillierte Berichte in kurzen Abständen,
• Arbeit in den Räumen des Auftraggebers oder an von ihm bestimmten Orten,
• die Pflicht, bestimmte Hard- und Software zu nutzen, wenn damit Kontrollmöglichkeiten verbunden sind.

Für Selbstständigkeit spricht dagegen, wenn jemand das unternehmerische Risiko trägt, eigenes Kapital einsetzt, eigene Kunden gewinnt, Preise selbst kalkuliert und die Arbeitszeit frei gestaltet.

Die Verantwortung liegt beim Auftraggeber. Die Deutsche Rentenversicherung weist darauf hin, dass ein Auftraggeber, der eine Beschäftigung verneint, formal nichts veranlassen muss, aber das Risiko trägt, dass eine Betriebsprüfung den Fall anders bewertet und Gesamtsozialversicherungsbeiträge nachgefordert werden.

Das Statusfeststellungsverfahren. Wer Zweifel hat, kann den Status verbindlich klären lassen. Das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV führt die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund durch. Die wichtigsten Punkte nach Angaben der Deutschen Rentenversicherung:

• Den Antrag können Auftraggeber und Auftragnehmer stellen, gemeinsam oder jeder allein. Er geht schriftlich oder elektronisch, online etwa mit dem Formular V0027.
• Seit 1. April 2022 entscheidet die Clearingstelle nur noch über den Erwerbsstatus, also Beschäftigung oder selbstständige Tätigkeit.
• Mit einer Prognoseentscheidung lässt sich der Status schon vor Beginn der Tätigkeit klären, wenn ein schriftlicher Vertrag vorliegt. Dieses Instrument ist wie einige andere Neuerungen bis 30. Juni 2027 befristet.
• Das Verfahren dauert laut Deutscher Rentenversicherung durchschnittlich drei Monate und ist auch für bereits beendete Vertragsverhältnisse möglich.

Wichtig für grenzüberschreitende Fälle: Dieses Verfahren klärt den deutschen Sozialversicherungsstatus. Ob jemand, der dauerhaft im Ausland arbeitet, überhaupt unter deutsches Sozialversicherungsrecht fällt, ist eine eigene Frage, die Sie mit einer Beratung klären sollten. Arbeitet die Person in einem anderen Land, gilt dort zusätzlich dessen eigener Test. In den USA etwa prüft die IRS drei Gruppen von Merkmalen (Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und Art der Beziehung), im Vereinigten Königreich nennt GOV.UK eine Liste von Merkmalen eines Arbeitnehmers. Das sind amerikanische und britische Regeln, keine deutschen, aber auch dort steht die Kontrolle über die Arbeit im Mittelpunkt.

Die vier Wege im Vergleich

Die Fragen aus dem vorigen Abschnitt betreffen die tatsächliche Zusammenarbeit. Klären Sie sie deshalb, bevor Sie sich für ein Modell entscheiden.

Direkter Vertrag mit einem Freelancer. Sie schließen einen Vertrag mit der Person oder ihrer Firma, erhalten Rechnungen und zahlen sie. Das ist meist der einfachste Weg und für Personen gedacht, die ein eigenes Unternehmen führen. Vertrag, Verwaltung und die Frage der Einordnung liegen bei Ihnen.

Agent of Record (AoR). Ein Dienstleister steht zwischen Ihnen und dem Freelancer. Er stellt in der Regel den Vertrag aus, nimmt den Auftragnehmer auf, sammelt Rechnungen ein und zahlt aus. Das Modell ist für Personen gedacht, die als Selbstständige arbeiten.

Employer of Record (EoR). Der Dienstleister wird im Land der Person zum rechtlichen Arbeitgeber und führt die lokale Lohnabrechnung durch, während Sie die tägliche Arbeit steuern. Unternehmen nutzen dieses Modell typischerweise für Rollen, die eine Anstellung sind, in Ländern ohne eigene Gesellschaft.

Eigene Gesellschaft vor Ort. Sie gründen eine Gesellschaft, richten eine lokale Lohnabrechnung ein und sind selbst Arbeitgeber. Das bietet volle Kontrolle und lohnt sich meist, wenn Sie in diesem Land ein Team aufbauen wollen.

Was ein grenzüberschreitender Freelancer-Vertrag regeln sollte

Ein guter Vertrag rettet kein Verhältnis, das in der Praxis eine Beschäftigung ist, denn die Behörden schauen auf die tatsächliche Durchführung. Er schafft aber Klarheit, und das kann Streitigkeiten über Zahlungen vorbeugen. Regeln Sie diese Punkte:

• Leistungsumfang und Ergebnisse. Beschreiben Sie das Ergebnis, das Sie kaufen (ein Designsystem, ein übersetztes Handbuch, die monatliche Buchhaltung), nicht Stunden der Verfügbarkeit. Wie und wann gearbeitet wird, entscheidet der Auftragnehmer.
• Zahlungsziel. Legen Sie die Struktur fest: Net 15 oder Net 30 nach Rechnungsdatum, Zahlungen nach Meilensteinen, Stundensatz oder Festpreis. Schreiben Sie dazu, ob die Frist in Kalendertagen oder Arbeitstagen läuft und welche Feiertage zählen. Unsere Leitfäden zu Net 30 und zur Formulierung von Zahlungsbedingungen auf der Rechnung helfen bei der Wortwahl.
• Währung und Gebühren. Nennen Sie die Rechnungswährung, wer Überweisungs- und Umrechnungsgebühren trägt und welcher Wechselkurs gilt.
• Rechnungsangaben. Legen Sie fest, was eine Rechnung enthalten muss und wohin sie geht. Welche steuerlichen Angaben Sie vom Auftragnehmer brauchen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
• Geistiges Eigentum. Vereinbaren Sie ausdrücklich, welche Rechte an den Arbeitsergebnissen auf Ihr Unternehmen übergehen. Was übertragbar ist und wie, regelt jedes Land anders, lassen Sie die Klausel daher lokal prüfen.
• Vertraulichkeit und Daten. Regeln Sie, was der Auftragnehmer speichern oder weitergeben darf und was mit Ihren Daten nach Ende des Auftrags geschieht.
• Kündigung. Legen Sie eine Kündigungsfrist für beide Seiten fest und wie bis dahin erbrachte Leistungen bezahlt werden.
• Anwendbares Recht und Gerichtsstand. Eine Rechtswahlklausel verhindert nicht unbedingt, dass das Land der Person sein eigenes Arbeitsrecht anwendet, wenn sich das Verhältnis als Beschäftigung herausstellt.

Zahlungen ins Ausland: Fristen, Währungen und Feiertage auf beiden Seiten

Vier Dinge verschieben das tatsächliche Zahlungsdatum.

Arbeitstage oder Kalendertage. "Net 15" allein sagt nicht, ob Wochenenden und Feiertage mitzählen. Steht im Vertrag "15 Arbeitstage", muss auch drinstehen, welches Landes Arbeitstage gemeint sind. Eine Frist, die nach Ihrem Kalender endet, kann auf einen Tag fallen, an dem die Bank des Auftragnehmers geschlossen hat, und umgekehrt.

Feiertage in beiden Ländern. Ein Feiertag bei Ihnen kann verhindern, dass Ihre Bank sendet, ein Feiertag beim Auftragnehmer, dass seine Bank gutschreibt. In Deutschland kommt hinzu, dass viele Feiertage nur in einzelnen Bundesländern gelten; mehr dazu im Leitfaden zu Arbeitstagen nach Bundesland, Provinz und Kanton. Nutzen Sie die Rechner für beide Länder, etwa den Arbeitstage-Rechner für Deutschland und den für die Philippinen, oder die Übersicht aller 25 Länder.

Annahmeschluss der Banken und Laufzeit. Banken bearbeiten Zahlungen nur an ihren eigenen Geschäftstagen und bis zu einem Annahmeschluss. Ein Beispiel aus den USA: Der Fedwire Funds Service der US-Notenbank ruht an allen Samstagen, Sonntagen und den Feiertagen der Federal Reserve Banks, der Annahmeschluss für Kundenüberweisungen liegt bei 18:45 Uhr Ostküstenzeit, und die eigene Bank kann früher schließen. Das betrifft Sie, sobald Geld von oder in die USA fließt. Grenzüberschreitende Zahlungen laufen zudem oft über Korrespondenzbanken. Mehr in unseren Leitfäden zu Annahmeschlusszeiten bei Überweisungen und zu Laufzeiten internationaler Überweisungen.

Andere Wochenenden. Nicht überall ist am Samstag und Sonntag frei. In Katar etwa legt der Amiri-Beschluss Nr. 57 von 2025 die Arbeitstage auf Sonntag bis Donnerstag und das wöchentliche Wochenende auf Freitag und Samstag fest. Eine Zahlung am Freitag landet dort also im Wochenende. Welche weiteren Länder ihre Woche anders einteilen, zeigen unsere Leitfäden zur Arbeitswoche von Sonntag bis Donnerstag im Nahen Osten und zur Arbeitswoche weltweit.

Rechenbeispiel: Eine Designerin auf den Philippinen stellt einem deutschen Unternehmen eine Rechnung

Die Rechnung ist auf den 18. Dezember 2026 datiert, das Zahlungsziel lautet "Net 15". Je nachdem, wie der Vertrag die Frist definiert, ergibt sich ein anderes Fälligkeitsdatum:

In den Zeitraum fallen in beiden Ländern der 25. Dezember (Erster Weihnachtstag, auf den Philippinen Christmas Day) und der 1. Januar (Neujahr). Nur auf den Philippinen kommen der 24. Dezember (Christmas Eve), der 30. Dezember (Rizal Day) und der 31. Dezember (Last Day of the Year) hinzu. Der Zweite Weihnachtstag am 26. Dezember fällt 2026 auf einen Samstag und verschiebt die deutsche Frist deshalb nicht. Die drei zusätzlichen philippinischen Tage sind der Grund, warum die philippinische Zählung drei Arbeitstage später endet als die deutsche. Landesrechtliche Feiertage sind in der deutschen Zählung nicht enthalten. Die Frist in Kalendertagen endet dagegen an einem Samstag, an dem keine der beiden Banken arbeitet; ein Vertrag, der in Kalendertagen rechnet, sollte deshalb auch regeln, ob sich ein solches Fälligkeitsdatum nach vorn oder nach hinten verschiebt. Die üblichen Regeln erklärt unser Leitfaden zum Fälligkeitsdatum am Wochenende oder Feiertag.

Das Fälligkeitsdatum ist der Tag, an dem das Geld ankommen soll, nicht der Tag, an dem Sie die Überweisung freigeben. Freitag, der 15. Januar 2027, ist selbst ein deutscher Arbeitstag. Er ist also der letzte Tag, an dem die Bank des Unternehmens für die Frist "beide Kalender" noch senden könnte, und das reicht nur, wenn das Geld noch am selben Tag ankommt. Braucht eine Überweisung üblicherweise zwei Arbeitstage, muss sie spätestens am Mittwoch, 13. Januar 2027, vor dem Annahmeschluss der Bank freigegeben werden. Denken Sie auch an die Zeitverschiebung: Am 18. Dezember 2026 ist Manila Berlin um 7 Stunden voraus, eine Überweisung am deutschen Nachmittag geht also am philippinischen Abend oder in der Nacht hinaus.

Die Lehre daraus: Schreiben Sie die Zählweise einmal in den Vertrag, dann können beide Seiten dasselbe Datum prüfen. Für die Lohnabrechnung gilt dasselbe, siehe Stichtage der Lohnabrechnung an Wochenenden und Feiertagen.

Zeitzonen, Arbeitswochen und Urlaub

Gemeinsame Arbeitszeiten. Vereinbaren Sie ein Zeitfenster, in dem beide Seiten für Abstimmungen erreichbar sind, und nennen Sie Fristen immer mit Zeitzone. Das Tool für überlappende Geschäftszeiten zeigt die gemeinsamen Stunden zweier Orte. Bei Freelancern sollte das Abstimmung bleiben: Vorgegebene Arbeitszeiten nennt die Deutsche Rentenversicherung ausdrücklich als Hinweis auf Scheinselbstständigkeit.

Unterschiedliche Arbeitswochen. Ein Team mit Sonntag bis Donnerstag und eines mit Montag bis Freitag haben vier gemeinsame Arbeitstage pro Woche, Montag bis Donnerstag. Legen Sie Abnahmen und Zahlungen auf diese Tage.

Urlaub. Selbstständige planen ihre freie Zeit selbst; eine Vereinbarung über Urlaub zählt die Deutsche Rentenversicherung zu den Merkmalen einer Beschäftigung. Über einen EoR angestellte Mitarbeiter haben dagegen den gesetzlichen Urlaubsanspruch ihres Landes, und die Mindestwerte unterscheiden sich deutlich.

Auch Mutterschutz und Elternzeit unterscheiden sich von Land zu Land stark.

Wo Payoneer Workforce Management passt

Payoneer Workforce Management ist eine Plattform mit drei Leistungen: Contractor Management, Agent of Record und Employer of Record. Die folgenden Beschreibungen und Zahlen stammen aus Payoneers eigenen Unterlagen, die auf Englisch vorliegen. Zitate geben wir deshalb im englischen Original wieder.

Zwei der Leistungen beschreibt Payoneer mit je einem Satz:

• Agent of Record: "Onboard, Pay and Manage Contractors Globally"
• Employer of Record: "Onboard, pay, and manage global employees on our unified platform."

Was die beiden Modelle allgemein bedeuten, beschreibt der Abschnitt "Die vier Wege im Vergleich" weiter oben.

Abdeckung und Währungen. Payoneers Unterlagen nennen "160+ countries and territories covered" und "70 currencies supported".

Wer die Leistungen erbringt. In Payoneers Unterlagen heißt es: "Skuad Pte Limited (a Payoneer group company) and its affiliates & subsidiaries shall provide EoR, AoR, and contractor management services."

Einzelheiten zu den Leistungen und den abgedeckten Ländern finden Sie direkt bei Payoneer. Die Seiten sind auf Englisch.

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Payoneer Global Workforce Management

Checkliste vor dem ersten Auftrag ins Ausland

1. Beschreiben Sie, wie die Arbeit tatsächlich ablaufen soll: wer Arbeitszeiten festlegt, wer über die Ausführung entscheidet, wessen Arbeitsmittel genutzt werden.
2. Gleichen Sie das mit den Merkmalen der Deutschen Rentenversicherung und mit dem Test im Land der Person ab. Bei Zweifeln holen Sie Beratung ein oder nutzen das Statusfeststellungsverfahren.
3. Wählen Sie den Weg: direkter Vertrag, Agent of Record, Employer of Record oder eigene Gesellschaft.
4. Schließen Sie einen schriftlichen Vertrag zu Leistung, Ergebnissen, Zahlungsziel, Währung, Rechten am Arbeitsergebnis, Vertraulichkeit, Kündigung und anwendbarem Recht.
5. Legen Sie fest, ob Fristen in Kalendertagen oder Arbeitstagen laufen und welcher Feiertagskalender gilt.
6. Prüfen Sie Feiertage und Wochenenden in beiden Ländern für die ersten Fälligkeitsdaten.
7. Klären Sie Annahmeschluss und übliche Laufzeit Ihrer Bank für Zahlungen in dieses Land.
8. Holen Sie die steuerlichen Unterlagen ein, die Ihre Steuerberatung für nötig hält.

Häufige Fragen

Kann ich jemanden im Ausland beschäftigen, ohne dort eine Gesellschaft zu gründen?

Ja. Sie können einen direkten Vertrag mit einem Freelancer schließen, einen Agent of Record für Freelancer nutzen oder einen Employer of Record, der die Person in ihrem Land für Sie anstellt.

Was ist der Unterschied zwischen Employer of Record und Agent of Record?

Ein Employer of Record wird im Land der Person rechtlicher Arbeitgeber und führt die lokale Lohnabrechnung durch. Ein Agent of Record kümmert sich um Verträge, Rechnungen und Zahlungen für Personen, die als Selbstständige arbeiten. Welches Modell passt, hängt davon ab, wie die Arbeit tatsächlich abläuft.

Woran erkenne ich Scheinselbstständigkeit?

Die Deutsche Rentenversicherung nennt unter anderem die Pflicht, allen Weisungen zu folgen, feste Arbeitszeiten, regelmäßige detaillierte Berichte, Arbeit in den Räumen des Auftraggebers und die Pflicht zu bestimmter Hard- und Software. Entscheidend ist das Gesamtbild der tatsächlichen Zusammenarbeit, nicht der Vertragstext.

Was ist das Statusfeststellungsverfahren?

Ein Verfahren der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund nach § 7a SGB IV, mit dem Auftraggeber oder Auftragnehmer verbindlich klären lassen, ob eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt. Es dauert laut Deutscher Rentenversicherung durchschnittlich drei Monate.

Zählen Feiertage beim Zahlungsziel Net 15 oder Net 30 mit?

Das hängt vom Vertrag ab. Laufen die Fristen in Arbeitstagen oder fällt das Fälligkeitsdatum auf einen Tag, an dem eine der Banken geschlossen hat, verschiebt sich die Zahlung. Legen Sie im Vertrag fest, ob Kalendertage oder Arbeitstage gelten und welche Feiertage zählen.

Was sollte ein Vertrag mit einem Freelancer im Ausland regeln?

Beschreiben Sie das Ergebnis, das Sie kaufen, das Zahlungsziel (einschließlich der Frage, ob Kalendertage oder Arbeitstage zählen und welche Feiertage gelten), die Währung und wer Gebühren trägt, die Rechte am Arbeitsergebnis, Vertraulichkeit, Kündigungsfristen und das anwendbare Recht. Lassen Sie die Klauseln zu Rechten und anwendbarem Recht im Land des Freelancers prüfen.

Quellen